電子メールはいったん送信トレーに　誤送信の防止策

メール誤送信で問題になるケースは、3種類に大別できる。第1にメールアドレスを間違え、想定外の人に送ってしまうミスだ。同僚に送ったつもりが、取引先など違う人に送信してしまうと大変だ。アドレスは慎重に選択したり、入力したりしたい。

第2に複数の人に同時送信した際、宛先に入力したアドレスが受け取った人全員にわかってしまうミスも多い。

宛先を入力する欄には、一般に「TO」「CC」「BCC」という3つの区分がある。「TO」はよく使う送信区分。複数の人に同時送信する際に使う「CC（カーボン・コピー）」は受け取った人全員が、アドレスも含めて誰がメールを受け取ったのかがわかる区分。「BCC（ブラインド・カーボン・コピー）」は受け取った人の相互のアドレスはわからない。

他人のアドレスはむやみに漏らさないのが仕事上の基本ルール。複数の会社の関係者らにメールを同時送信する場合は「BCC」を使うといい。「TO」や「CC」で送るとアドレスの漏洩につながることもあるので、注意が必要だ。

3番目はメールに添付するファイルの選択ミスや付け忘れ。添付するファイルを間違えると、秘密資料の流出などにもつながりかねない。

誤送信を防ぐには、どうしたらいいのだろう。

メールシステムなどのコンサルタント、ソースポッド（東京都千代田区）によると、法人向けの誤送信防止ソフトはいくつか出ている。職場の上司・同僚などにメールが転送されて、第三者の目でチェックするタイプなどだ。誤送信の多さを反映し「ここ1、2年、誤送信対策に本腰を入れる会社が増えている」（山本剛社長）という。

個人で自衛策をとる場合はどうするか。方法の一つに、メールの設定を変更するやり方がある。通常、メールは「送信」ボタンを押すと送信される。これをすぐに送信しない設定に変えてみる。するとメールは送信トレーに残り、再度、送信ボタンを押さないと送れない。確認の機会を設けて誤送信を防ぐ方法だ。

アドレスの選択ミスを避けるため、設定を変更して入力時の「自動補完（オートコンプリート）機能」を解除する手もある。自動補完とはアドレスを手入力する際、例えば「h」と打てば、これまで送受信したhで始まるアドレスが自動的に出てくる機能だ。ただ解除するとアドレスをいちいち入力しなければならないため、不便になる。

アドレス帳を分類・整理することも有効だ。メールの活用法などを指南するHDE（東京都渋谷区）の担当者は「会社ごとなどにグループ分けすれば、選択ミスの可能性は小さくなる」と指摘する。

誤送信してしまった場合はどうするか。インターネットに詳しい森亮二弁護士は「まずは誤送信先や関係者に謝り、メールの削除を依頼することが先決」と助言する。誤送信がわかった時点で速やかに電話やメールで連絡する。知らん顔は禁物という。

同時に誤送信の経緯や原因、その後の対応などをきちんと記録に残しておく。誤送信したメールは相手の手元に残ったり、場合によっては転送されたりしてしまう。記録に残しておけば、万一、問題が起こった場合、責任の一端が誤送信した先にあることを証明する手掛かりになるためだ。

誤送信の自衛策を講じても「100%防ぐのは難しい」（山本社長）。メールを送信する際はあわてず、送信先や内容を再確認する。誤送信防止は日々の心がけが一番のカギだ。

（編集委員　堀威彦）

［日経プラスワン2012年10月27日付］