朝の30分を自分時間に 4色ToDoリストで捻出
学びを成果につなげるための「ひとり朝活」主義(2)
朝イチ30分の「ひとり朝活」でまずやるべきは自分の価値観を探ること、と説くのは「朝活」関連の書籍を多数出版している「朝活のプロ」池田千恵氏。毎日のイベントで、何が重要で、何が緊急なのかを見極めるのが朝活の大事な役割といいます。その具体的な実践法について、池田氏が解説します。
忙しい人ほど疲弊する「働き方改革」のワナ
「一生懸命やっているはずなのに、なかなかうまくいかない」「このままでよいわけはないのは分かっているが、何をどうしたらいいのかわからないまま会社と家の往復で力尽きてしまう」
「働き方改革」という言葉をニュースで目にしない日はありません。私は企業の働き方改革推進や、社員の士気向上のための研修、コンサルティングを行っているため、経営側、従業員側双方のナマの声を聞いてきました。上記で挙げたように、根本的な解決策を見つけることができないまま目の前の仕事に追われているという意見を多く耳にします。
働き方改革は過渡期のため、具体的な施策となると「労働時間を減らす」ことばかりに終始しています。「テレワーク」「インターバル制」「在宅勤務」など、まず「ハコ」を整えようという発想が多いようです。経営側としてはまずは制度を作らなければ始まらないため仕方がない面はありますが、「ハコは用意したから、中身はよろしく」とばかりに、従業員の創意工夫に期待する「丸投げ」ではうまく回らないでしょう。
「仕事は忙しい人に頼め」とはよく言ったもので、処理能力が高く優秀な人に仕事がどんどん集中していくため、働き方改革で疲弊し、創意工夫などを考える余裕がないまま家と会社の往復となってしまいます。こうして優秀な人材が本来の力を発揮できないまま混乱し、ストレスが増え、その結果、生産性を上げるために着手した「働き方改革」で、かえって生産性が下がる、というパラドックスが起きるのです。
「時間があったらやろう」は、たいていできない
本来「働き方改革」にとって最も重要なのは、今までの延長線上での「業務改善」ではなく、根本的に仕事の仕方を変え、「そもそも、私たちは何のために働くのか」という根本的なことを考える「思考改革」です。「そもそも」を考えるのはおっくうで、時間がかかるので、ついつい「忙しいから」と後まわしにしてしまいます。後まわしにすればするほどそのツケはたまってきます。「問題があるのは分かっているけれど、今は時間がない」「時間があったら考えよう」という気持ちだと、永遠に時間はつくれません。忙しさにかまけて自分のスキルを上げる創意工夫をおろそかにすれば、自分のスキルはさび付いてしまう可能性も高いのです。私たちがすべきは、会社の制度に不満を言うことではなく、一刻も早く自分自身の働き方を改革していくことなのです。
「朝イチ30分」を自分への投資時間に充てよう
そこで提案したいのが「朝イチ30分」を「ひとり朝活」で自分への投資時間に充てることです。朝4時起き、5時起きや、朝型勤務は無理な人でも、朝イチ30分なら少し頑張れば捻出できる時間ではないでしょうか。
「時間があったらしよう」でできないのは、余った時間で「そもそも」を考えようとしているからです。お金と時間はとてもよく似ています。例えば給与天引きにして銀行から自動的にいくらか振り分けられるようにすると、比較的苦労せずにためることができますが、余ったお金を給料日前にためようと思ってもなかなかためることができません。時間もそれと一緒です。はじめに自分のための時間をつくらない限り、あとから自分の時間をつくろうと思っても難しいのです。
早起きした朝時間というのは、自分の意志で天引きできる唯一の時間です。その時間をきちんと使えていないのは、ほかの人に自由を差し出しているのと同じくらいもったいないことです。朝イチの時間こそ、「本当は時間をつくりたいのにできていない」時間に充てていきましょう。忙しい日々に流され、先延ばしにしている部分を、目をそらさず見つめることは、朝イチだからできるぜいたくな時間なのです。たとえ30分という短い時間でも、日々の積み重ねがたまり、やがて複利となって返ってくるはずです。
自分の価値観が明確になる「4色ToDoリスト」のススメ
朝イチ30分の「ひとり朝活」でまずオススメしたいのは、自分の価値観を探ることです。「とりあえず」「念のため」という言葉で何となくやり過ごしていることを、「本当に必要かな?」の視点で見つめ直してみるのです。そうすると、惰性でしていた仕事のどれをカットして生産性を上げるかについても見えるようになってきます。
具体的な手段としては、4色ボールペンを使って1日のスケジュールを色分けしてみることを推奨します。色分けの方法は例えば次のようなものです。
●緊急でないけれど重要なこと=種まきの「赤」
●緊急だけど重要でないこと=日課の「青」
●緊急でも重要でもないこと=思いつきの「黒」
ざっくりでいいので仕事やプライベート、全てのすべきことを4色に色分けしてみましょう。ポイントは、迷っても、書く段階で無理にでも優先度を決めてしまうことです。もちろん、迷ったり、間違った判断をしてしまったりすることもあるでしょう。それでも、色分けをすることにより、過去の反省点も色で把握できるため、黒だけで書くよりも振り返りがしやすくなります。書く行為がそのまま優先順位をつける行為につながるため、日々の決断力をつける訓練となります。
色分けの基準は職業や生活スタイルによって変わりますが、私の場合は大まかには以下の通りにしています。
●種まき(赤)=将来的にためになる施策。例えば新規商品開発、他社動向リサーチなど、調査・計画・勉強に関わるもの
●日課(青)=毎回ルーティンで必要となる施策。例えば定例会議、販売状況リポート
●思いつき(黒)=自分に秘書や部下がいたら任せてもいいことや、時間ができたらやること。例えば議事録作成、経費精算、片付けなど
この色分け作業は、毎日、自分の人生において本当に重要なものは何かを、自分自身に問いかけるようなものです。慣れてくると、会議の進行も色で見えるようになります。「最初の10分は前回の振り返りだから、メールで確認すれば済む話で無駄だから『思いつきの黒』だな」など、仕事で削減すべきムリムダムラも見えるようになってきます。予定を記入する際に「とりあえず書いておくか」と、なんとなく決めるということがなくなるので、判断力、瞬発力も身につきます。
将来のことを考え、今後に備えるためには結局時間の使い方を見直すしかありません。朝を計画的に活用し、考える時間をつくれば、将来の計画にいつまでも手を付けられない、本当にしたいことが何なのか考える時間がない、という悩みから解放されます。時間はすなわち命。大切な命をムダにするか、投資にするかは「ひとり朝活」でじっくり物事を考えられるかにかかっているのです。まずは朝イチ30分を続けていきましょう。
朝6時 代表取締役。朝イチ業務改善コンサルタント。慶応義塾大学卒業。外食企業、外資系企業を経て現職。企業の朝イチ仕事改善、生産性向上の仕組みを構築している他、朝活で人生計画を立てるコミュニティー「朝キャリ」(http://asa6.co.jp/asacari/)を主宰。9年連続プロデュースの「朝活手帳」など著書多数。
ワークスタイルや暮らし・家計管理に役立つノウハウなどをまとめています。
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