「この人と仕事がしたい」と思われるメールの基本

「メールは、印刷したときにA4用紙1枚に収まるように書きなさい」と言われたことがあるかもしれません。これは、目安とするのはいいのですが、はっきり言って言葉足らずです。

この言葉に従ってメールを書くと、A4用紙1枚に収めるために行間を削ったり、改行をしなかったり、逆に読みづらいメールになります。パッと見て情報が頭に入ってこないメールは相手に対する配慮が足りません。

この言葉足らずの格言（？）に補足説明すると使えるコツに変わります。私ならばこう言います。

「メールはダラダラと書くものではありません。感覚的には、A4用紙1枚に収まるくらいが理想です。ただ、優先順位が高いのは一目で文章の構造が理解できることです。メールは熟読させるものではなく、見ただけで情報が理解できるべきです。そのためにも、2～5行くらい書いたら1行空行を入れる。文節や句読点で改行して単語が2行にまたがらないように。読点（、）を増やすと読みやすくなります。多くの方が文章に気を取られていますが、見た目（読みやすさ）の方が重要です。文章が長くなりダラダラとしてしまいがちな方は、最低限の文字量で伝えることを意識しましょう。そのとき、A4用紙1枚程度に収まることを目安にするとよいでしょう。」

このように言葉を足すと、単純にA4用紙1枚に収めることが大切なのではなく、読みやすくする上で、目安としてA4用紙1枚程度に収めることを意識するのが効果的であることが分かるでしょう。

読みにくいメールが届いたとき、あなたはどのように感じますか？ 反応は人それぞれですが、次の感情に集約されるでしょう。

「読みにくいなぁ。ホントに仕事ができないなぁ」（怒り）

「読みにくい……配慮が足らないよ」（怒り）

「うわ、開いちゃった。時間がかかりそうだから見なかったことにしよう」（現実逃避）

メールの内容が、いくらよくても読みにくいというだけで、このような人物評価につながる可能性があります。メールが届くたびに「○○さんは仕事ができない」、「○○さんは気が利かない」といった印象が強化されていくのです。

何かのプロジェクトのメンバーに名前が挙がっても、いつもメールを受け取っている相手が「○○さんは配慮に欠けるので、このチームでもうまくいかないと思うんです」と言うかもしれません。これはあくまでも仮定の話ですが、メールが読みにくいだけでマイナス評価、仕事のチャンスを失うことにつながる可能性があります。

ほんの少しの思いやりで「この人と仕事がしたい！」と思わせるのは簡単です。ポイントは大きく分けて二つ。情報の取捨選択と読みやすさです。

ついついメールの情報量が増えてしまう人は、余計な情報がないかを確認してください。

毎回、メールの最後に「寒い日が続いておりますが、お風邪などお召しになりませんようお過ごしください」のような挨拶を書いているなら「引き続きよろしくお願いいたします」のような言葉に代えてみましょう。くどくどと毎回、気遣いの文章を入れても相手はテンプレートだとしか思いません。それではプラスの印象にはつながりません。

相手がその情報を本当に必要としているのかも考えましょう。これまで私も数々のメールを受け取ってきましたが「これって私には関係ないぞ」、「この前提条件は聞かなくてもいいのに」と思ったことは一度や二度ではありません。

全部書くことによって、責任を相手に押しつけているケースもあるでしょう。重要なのは、相手にとって必要な情報か。ただそれだけです。受信者が知りたいこと（必要としていること）しか書かれていなければ、目を通すべき情報も減ります。これこそが相手に対する配慮なのです。

書くべき情報の選別が終わったら、次は読みやすさです。メールには基本の型があります。

宛名 → 挨拶 → 名乗り → 要旨 → 本文 → 結びの挨拶 → 署名

この順番が違っていたり、パーツが欠落していたりすると、受信者は「見慣れない形のメール」という印象を抱き、メールの全体像を把握できず読みづらいと感じます。名乗りがなければ「誰からのメールだろう？」となりますし、要旨がなくて、いきなり詳細が書かれていると「何の件のメールだろう？」と惑わせることになります。

まずは、基本の型通りの構造にするのが一番。そして、先ほど書いたような書き方のルールを取り入れると、さらに読みやすくなります。

情報の取捨選択を行い、相手が読みたいと思えるようなレイアウトでメールを作成しましょう。読みやすいメールを書くことが、ご自身の評価にもつながります。

［nikkei WOMAN Online 2016年2月23日付記事を再構成］