「こんまり」式で余白時間 朝活にも片付けメソッド学びを成果につなげるための「ひとり朝活」主義(5)

時間管理も「こんまりメソッド」が効く

では、どうすれば選択と集中ができるのでしょうか。まずは選択するために自分がしている行動をいったん「見える化」する必要があります。世界的に有名になった片付けコンサルタント近藤麻理恵さんの「こんまり」メソッドでは、一度家の中のすべての物を1カ所に集め、全部を見えるようにしてから「ときめく」ものを選別します。実は時間の整理整頓も「こんまり」メソッドと似ています。まずは全部を把握しておかないと、何を捨てて、何を残すかの判断ができないからです。

自分が使っている時間を把握し、十分な朝の余白時間をつくるため有効なステップは以下の3つです。

1.自分でやったほうが早い病を撲滅する決意をする
2.一度何にどれだけ時間をかけているかを把握してみる
3.1日の仕事を色分けして自分の優先順位をはかる

具体的に解説します。

「自分でやったほうが早い病」は思考停止の始まり

「自分でやったほうが早い病」とは、周囲に説明する暇があるなら自分でサッサと済ませたほうが早く終わると考え、仕事を抱える傾向のことを指します。一匹おおかみ的でスマートに仕事をこなしますが、相手に自分の状況を伝えたり、協力をお願いしたりするのは苦手です。仕事が少ないときや自分ひとりで回る仕事をしているうちはいいのですが、チームプレーになったときや休みを取りたいとき、誰かに助けてほしいときにツケが回ってきます。自分の作業を明文化できないため、複雑な仕事を一人で抱え込むことになりパンクするのです。

これを防ぐためにも普段から、自分の作業を言語化したり、マニュアル化しておきましょう。マニュアル化できると、自分の知識の棚卸しにもなるうえ、見える状態で共有することで他の人の目にもさらすので、自分だけでは気付かないムリムダムラの可視化もできます。

自分の作業を予実管理していこう

とはいえ、自分の作業の言語化は普段から習慣化していないと難しいものです。そこで手始めにおすすめするのは自分の作業を予算と実績を管理するように「予実管理」することです。

いつも忙しそうだけれど、何をやっているか分からない人に「この作業はどのくらいかかりますか?」と聞くと、たいてい口ごもります。自分の作業がどんな項目から成り立っていて、それぞれ何分かかるかを把握せずに惰性で仕事をしているからです。まずは自分が何に、どれだけ時間をかけているかを把握してみることからはじめましょう。慣れないうちはこの作業は面倒ですが、自分の仕事の仕方のクセを知るために1週間だけでも頑張ってみると、何にどれだけ時間を使っていて、どこを削減すべきかが一覧として見えてきます。

ツールとしては次のようなものがあります。

1.時間管理アプリ
2.バーチカル式手帳

時間管理に役立つアプリで私が愛用しているのは「Toggl」という、何にどれだけ時間を使っているかを計測するものです。これを使えば、スタートとストップボタンを押すだけのシンプルな手順で時間がかかっている作業や無駄作業を「見える化」し、効率化を図ることができます。

アナログ派ならバーチカル式(ウイークリー欄が1週間で見開きになっていて、30分~1時間ごとに縦に目盛りが刻まれているタイプ)の手帳を活用してみましょう。ポイントは、手帳を使うときに「相手がいる予定」(=アポ)だけでなく、自分だけの予定もきちんと作業見積もりとして書いておくことです。

具体的には次のようにしてみましょう。ウイークリー覧の真ん中に、自分で点線を入れます。左に予定を記入、右に実績を記入して、自分の立てた予定通りに進捗できているかを日々チェックするようにしましょう。予定と実際がどのくらい離れているかが、一覧となってパッと「見える化」できます。

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1日の作業を優先度で色分けしてみよう