印象がアップ！　すぐ使える「気配りメール」文例集

仕事上のやり取りに欠かせないメール。でも自分では気づかないうちに、失礼な言い方や要領を得ない文面になっている可能性も。メールの書き方のポイントと、今すぐ使える文例を紹介します。

【CASE1】打ち合わせの日程調整を依頼する

（1）冒頭の挨拶で相手の心をつかむ

　メールの書き出しの定番フレーズを丁寧に言い換えるだけで、印象アップ間違いなし。

［言い換え例］

・おはようございます。いつもお世話になっております。

・1週間のスタートですね。いつもお世話になっております。

・（初めての人には） はじめまして。

（2）日程調整は具体的な候補を出して

　相手の意向を尋ねつつ、日程を選択してもらうようにするだけで、スムーズに決まるのでおすすめ。

［言い換え例］

・○月○日（月）、△日（水）、×日（金）、いずれかの日にお願いできるとありがたいです。

（3）返信期限を提示する

　返事の締め切りをあらかじめ伝えておくことで、無駄なメールのやり取りを減らす。

［言い換え例］

・○月○日（金）までにご連絡いただけると幸いです。メールにて恐縮ですが、お願い申し上げます。

・恐れ入りますが、○月○日（金）の正午までにご返信のほど、お願い申し上げます。

【CASE2　資料送付の御礼】

（1）用件を推測させて開封率アップ

　漠然とした件名では開封してもらえない恐れも。20字以内を目安に、内容を具体的に示して。

［言い換え例］

・会議資料送付の御礼

・「○日の会議資料」送付の御礼

（2）決まり文句に一言添えれば好印象

　一言加えるだけで、何への御礼かが明確になり、印象もアップする文面に変わる。

［言い換え例］

・お忙しいところ、さっそくお送りいただき、ありがとうございました。

・さっそくのご送付、感謝いたします。

（3）御礼メールは具体的かつ丁寧に

　具体的な内容を盛り込めば、相手に親切な印象を与えることができる。

［言い換え例］

・本日、○日の会議資料を確かに受け取りました。

（4）結びの言葉こそ丁寧に

　定番フレーズの「取り急ぎ」だけだと、目上の人には失礼な印象を与えるので注意。

［言い換え例］

・取り急ぎ、御礼とご報告まで。

・取り急ぎ、御礼申し上げます。

・18日の会議でお目にかかれるのを楽しみにしています。

【CASE3 遅刻したことのお詫び】

（1）お詫びも件名を具体的&丁寧に

　「お詫び」だけだと迷惑メールに間違われる可能性も。最初から丁寧に書こう。

［言い換え例］

・○月○日のお詫び

・先日の遅刻についてのお詫び

（2）謝罪に加え、今後について一言

　今後の対応について一言触れることで、誠意や反省していることがきちんと伝わる。

［言い換え例］

・二度とこのようなことのないよう、厳重に注意いたします。

（遅刻以上に、深刻なケースのときはこう言い換えて）

・申し開きのできないことです。今後このようなことのないよう、十分、注意いたします。

【CASE4　問い合わせへの返答】

（1）「了解」は目上の人に使わない

　「了解」は便利だが、目上の人には失礼に当たる。「承りました」と言い換えるのがマナー。

［言い換え例］

・ご質問の件、確かに承りました。

・このたびは、○○の件でお問い合わせいただきまして、誠にありがとうございます。

（2）具体的な対応策を盛り込む

　返答を待たせるのだから、できるだけ具体的な日付を入れるか、いつもより丁寧な文面に。

［言い換え例］

・返答までに○日ほど要します。分かり次第、連絡をいたします。

・状況が分かりましたら、改めてご連絡を差し上げます。

【CASE5 誘いを断る】

（1）誘われて迷惑？ と思わせない

　事情を伝えるだけでなく、一言、気持ちを伝えるだけで誤解を避けることができる。

［言い換え例］

・誠に残念なのですが、出張と重なり、都合がつかず、参加できません。

・不本意ながら、出張と重なり、参加できません。

（2）締めの言葉は丁寧度を一段アップ

　メールで断るときはニュアンスが伝わりにくいので、丁寧さは普段よりアップして。

［言い換え例］

・お誘いいただき、ありがとうございました。メールにてお詫びかたがた、ご返事まで。

・せっかくお誘いいただきながら、なにとぞご容赦くださいますようお願いいたします。

この人に聞きました

［日経ウーマン 2016年5月号の記事を再構成］