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フレームワークで働き方改革!

目指す成果からまず逆算 会議短縮5つのポイント 第21回 話し合いをデザインする「OAAR」

2018/4/10

■会議の時間を短縮する秘策とは?

 以前に述べたように、働き方改革で必ずやり玉にあがるのが会議です。多くの時間が取られる割には、活発な議論がなされず、何が決まったのかもよく分からない。しかも、そのための資料づくりやら根回しやらに膨大な時間が取られます。何とかこれを改革できないものか……。
 そう思った方に、とっておきの方法をお教えします。これさえやれば会議の時間は半分以下に削減できることは、いくつかの企業で実証済みです。何だと思われますか?

 答えはズバリ、「英語で会議をすること」です。

 バイリンガルの人はともかく、つたない英語で説明や議論しようと思うと、余計なことを話す余裕がなく、発言が短くなります。「いかがなものか?」といった、曖昧な言い回しもできず、ストレートに意思表示するしかありません。

 結果的に、会議に要する時間が短くなり、サクサクと物事が決まるようになります。会議のムダで悩んでいる方がいたら、試してみてください。

 もちろん、これは冗談です。良い子はまねしないでくださいね。

 確かに会議の時間は短くなりますが、細かいニュアンスが伝わらず、誤解や行き違いが生まれる恐れが出てきます。ヘタをすると、フォローに膨大な時間を割くことになり、かえって仕事が増えてしまいます。

 会議とは貴重なコミュニケ―ションの場であり、組織の知恵を集めて意思決定する場です。いくら時間を減らしても、議論の質が下がったのでは元も子もありません。

■目的地が分からないと漕ぎだせない

 会議を改革するポイントは段取りにあります。会議を適切にデザインすることで、見違えるほど効率的に進むようになります。

 そのためにD・シベットが考案したのがOARRです。会議の参加者全員がオールを持って船を漕(こ)ぐイメージから、そう名づけられています。

 会議をうまく進めるために最も大切なのがO(Outcome:アウトカム、成果)です。船のたとえで言えば、目的地です。

 「この会議で何を決めるのか?」「何をどこまでつめるのか?」、目指す成果物や終了条件が明らかになっていないと、メンバーの足並みがそろいません。

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