Outlookアプリでは複数のルールを作れるが、その際は条件の競合に気を付けよう(図18)。例えば「差出人がA」「件名がBを含む」というルールが上から順に2つあった場合、両者に合致するメールには原則として両方が適用される。前者に合致した段階で停止したければ「仕分けルールの処理を中止する」を追加する必要があり、図9の方法で作成したルールにはこれが自動で付く。複数のルールがうまく動作しない場合は、この点に注意して条件などを見直そう(図19図20)。なお、Gmailではフィルターの適用順は変えられない。

図18 Outlookで複数のルールを作成した際は、原則として図20のルール一覧の上から順に適用される。ただし、図9で作成したルールは標準で「さらに仕分けルールの処理を中止する」という設定になるため、図のように下位のルールは適用されない
図19 Outlookアプリでルールの変更や削除、新規作成をするには「ファイル」タブから「仕分けルールと通知の管理」を開く
図20 作成したルールが一覧表示される。新しいルールほど上に置かれ、上から順にルールが実行される。図9で作成したルールは「さらに仕分けルールの処理を中止する」が最後に付加される。これは条件に合致したら以降のルールは適用しないという意味。ちなみにルールをいちから作る場合は、この処理を自分で追加する必要がある

Gmailではフィルター条件の指定で論理演算子が利用できる。例えば、「差出人がAまたはB」と指定したければ、複数のアドレスを半角の「OR」で区切ればよい(図21)。

図21 Gmailでは図14で差出人のアドレスを指定してフィルターを作成したが、複数のアドレスは「OR」でつないで追加できる。これは「または」という条件。同様のフィルターをいくつも作らずに1つにまとめられる(Outlookでもいちからルールを作成すれば「または」を条件に指定できる)。「検索」を押すと該当するメールが表示されるので、フィルターの作成前に確認するとよい

(ライター 五十嵐俊輔)

[日経PC21 2022年4月号掲載記事を再構成]