パワポで便利な2つのキーは？ 図形入力すこぶる楽に
いまいちパワポ改造計画
パワーポイントの資料作成に苦労していませんか？ 伝えたいことが一目で伝わる資料を作るにはどうすればいいのでしょうか。シリーズ「いまいちパワポ改造計画」ではツイッターで8万人以上のフォロワーを集めている"パワポ芸人"トヨマネさんの監修のもと、架空のIT系会社員「今市くん」と「池照さん」の対話形式で資料作成のコツをお伝えします。
某IT企業で働く社会人3年目。やる気と元気には自信があるが、資料作成には苦手意識がある。
今市くんと同じ部署の先輩。わかりやすい資料に定評があり、部署内でも一目置かれている。
火曜日の午後。今市くんが、ボサボサ頭でせっせと資料を作っています。
池照 今市くん、最近かなり資料がよくなってきたね。昨日も部長に褒められてたじゃない。
今市 えへへ、見てました？ そうなんですよ、池照さんのおかげです。
池照 いやいや、今市くんが勉強熱心でどんどん吸収してくれるからね！ 今は何の資料を作ってるの？
今市 今は、会社の強みを3つのポイントでをまとめるスライドを作ってました。円と線、アイコンでシンプルにまとめてます。このあと破和保商事さんと商談があるので、それに使います！
池照 なるほどね！ うーん、内容はシンプルでいいけど、ちょっと見た目が悪いねえ。円がゆがんでたり、線が曲がってたり、真っすぐそろってなかったりするのが気になるかも。あ、今市くんってそういえば、スライドを作る時にShift（シフト）キーとCtrl（コントロール）キーは使ってる？
今市 いやだなあ、もちろん使ってますよ！ Shiftはびっくりマークとかパーセントとかを打ち込むときに必要ですし、CtrlはCtrl+C（コピー）やCtrl+V（ペースト）でいつも使ってます。
池照 それも確かに便利なんだけど、ShiftとCtrlって「単体」でものすごく便利なキーなんだよね。コピペや文字入力だけで収まるタマじゃないのよ、彼らは。
今市 え、そうなんですか？ 他に使い方があるなんて知りませんでした。
池照 じゃあ、きょうはこの2つのキーについてちょっと説明しようか。
「お行儀がよくなるキー」とは
池照 最初にShiftについて。まず、ここはイメージで捉えてほしいんだけど、パワポではShiftって「お行儀がよくなるキー」だと思うといいよ。
今市 「お行儀がよくなるキー」ですか。パワポのお行儀なんて考えたこともなかったです。どういうことですか？
池照 例えば図形をドラッグして移動するときって、普通は自由自在に動くよね。
今市 そりゃそうですよ、そういうものですから。
池照 でもShiftキーを押しながらドラッグ&ドロップすると、上下左右「真っすぐ」にしか動かなくなるの。やってごらん。
今市 本当ですね！ ガチっとレールに乗せられたような動きしかできなくなりました。
池照 そうそう。自由に動いていた図形が「お行儀がよくなった」感じがするでしょ？
今市 確かに、わからないこともないような。そう思うと、ちょっと図形がかわいく見えてきました（笑）。
池照 あと、Shiftを押しながら図形を挿入するとタテヨコ比が1:1になる。今市くんのスライドの円は形がゆがんだ楕円になってるけど、見た目がちょっと悪いから正円（真ん丸）を使うのがおすすめだね。
今市 なるほど、そうやって挿入すればいいんですね！ いつも頑張って真ん丸に近い感じにしてました。
池照 あと、線の挿入も重要。今市くんのスライド、線がナナメになっててカッコ悪いよね。
今市 そうなんです、いつも微妙に傾いちゃうんです。本当はまっすぐ挿入したいんですけど。
池照 これもShiftを押しながら挿入するとお行儀がよくなるよ。タテヨコ真っすぐか45°にしか挿入できなくなるから、やってみて。あ、後から線の長さを変えるときも一緒ね。
今市 おぉー、本当だ！ これ、いつも困ってたんです。助かります！
池照 他にも90°とか45°みたいにちょうどいい角度で回転させたり、タテヨコ比を変えずに図形を拡大・縮小したりもできるからやってみて。全部、イメージは「お行儀がよくなる」ということ。こういうのはイメージで捉えるのが大事だからね。
今市 いや〜、さすが池照さんです。きょうもありがとうございました！ 助かりました！
池照 ちょ、ちょっと待って！ まだCtrlの話をしてないでしょ。
今市 え、まだあるんですか？
Ctrlキーで簡単に複製
池照 何言ってるの、こっちもめちゃくちゃ便利なんだから。Ctrlで一番大事なのは、図形の複製ね。今市くんが図形を複製するときって、（1）コピー→（2）貼り付け→（3）移動っていう3ステップでやってるでしょ？
今市 そうですけど。他にやり方があるんですか？
池照 普通に図形をドラッグすると図形の場所が変わるだけだけど、Ctrlを押しながら移動すると移動先に複製することができるの。あ、Macの人はCtrlじゃなくてoptionね。これを使うと、（3）移動の1ステップだけで済むからめちゃくちゃ楽になる。
池照 そして図形をドロップする瞬間も、ずっとCtrlは押しっぱなしね。最初から最後まで、ずっと押しっぱなし。
今市 う〜ん、確かに。地味ですけど楽になりますね。地味ですけど。
池照 時短っていうのはこういう地味な積み重ねが大事なんだから、バカにしちゃダメだからね！ ちりも積もれば山となる、地味も積もれば強みになる。で、これにさっきのShiftを加えると「真っすぐ複製」になる。
池照 スライドの上で図形を増やす時って、なんだかんだで真っすぐ移動することが多いでしょ？ 後から位置を調整するより、 最初からそろってた方が効率的。
今市 確かに、斜めに動かしたいことってそんなにない気がします。最初からこれで図形を増やせばよかったんですね！
池照 そういうこと。ここまでの話を生かして、ShiftとCtrlを使って今市くんのスライドを作り直すとこういう感じになるね。
今市 おお〜、すっきりしましたね！ 余計なところに意識が向かない感じがします。
池照 伝えたいメッセージをバシッと伝えるには、余計な要素をなるべくそぎ落とすのが大事。「なんか微妙にずれてるな……」なんて思われてちゃダメってこと。まあ、こういう機能を使って手早く作るのが前提だけどね。
今市 勉強になります！
池照 見た目で損をするともったいないのは、身だしなみも一緒。破和保商事さんと商談する前に、その寝ぐせ直してきたら？
今市 あれ、本当だ！ ちょっとお手洗い行ってきます！
