4:OKボタンをクリック
5:数式をコピーしてすべての集計を求める

数式バーに直接手入力してもOKです。

名前を定義していない場合の数式は以下となります。

名前の定義を利用して数式を組むことで、どのような集計を求めているのかが分かりやすくなります。誰が見ても理解しやすいだけでなく、範囲指定や絶対参照の手間を省いて素早く数式を組むことができます。

数値もテキストもカウント可能

●COUNTIF関数=条件が1つの個数

COUNT関数とCOUNTIF関数は、共にセルの個数を数えるために使います。COUNT関数は数値が入ったセルしか数えることができませんが、COUNTIF関数では条件に合えば数値でもテキストでも数えることができます。では「得意先の中から(株)すぎなみを数えて何回取引したか知りたい」場合の数式を組みましょう。

1:「(株)すぎなみ」の合計を求めたいセル(=K13)を選択
2:数式タブ→関数ライブラリ→その他の関数→統計→[COUNTIF]をクリック

3:引数を入力(範囲=「得意先」/検索条件=「J13」)

※今回の記事の冒頭でお示しした「集計表」の「J13」のセルが「(株)すぎなみ」なので、検索条件は「J13」となっています。元データの「得意先」の列から「検索条件」となる「(株)すぎなみ」が出てきた回数を数える、という意味になります。

4:OKボタンをクリック
5:数式をコピーしてすべての集計を求める

数式バーに直接手入力してもOKです。

いかがでしたか? さまざまな条件で集計を求めることができるようになると、データの分析もしやすくなります。今回は条件が1つの関数をご紹介しましたが、「どこから何を探す」というように範囲と条件を1セットにして複数条件で集計できる「SUMIFS関数」「COUNTIFS関数」もあります。ぜひこちらもチャレンジしてみてください。

■よくある質問

Q:大量のデータの範囲選択がうまくいかないです。ドラッグ以外の方法はないでしょうか?

A:名前を定義できない大量データの範囲選択は、ショートカットキーを活用しましょう。連続データの選択は以下の2つの方法が便利です。
●選択したい範囲の最初のセルをクリックして、Ctrlキー+Shiftキー+↓(下矢印)キーを押す
●選択したい範囲の最初のセルの底辺をShiftキーを押しながらダブルクリック

しかし、途中で空白のセルがあるとそこまでしか選択できません。空白セルを飛び越えて表の最終行までを選択したい場合は、以下のどちらかにします。
●最初のセルを選択した後にShiftキーを押しながら最終セルをクリック
●最初のセルを選択した後に名前ボックスに最終セル番地を入力し、Shiftキーを押しながらEnterキーで確定

次回はWord編の第5弾です。ご期待ください。

四礼静子(しれい・しずこ)
フォーティ(東京・台東)取締役。日本大学芸術学部卒。CATVの制作ディレクターを退職後、独学でパソコンを習得。東京・浅草に完全マンツーマンのフォーティネットパソコンスクール(http://www.fortynet.co.jp/)を開校して20年以上になる。近著に「スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい」「エクセル方眼紙で文書を作るのはやめなさい」(ともに技術評論社)