パワーポイントの資料作成に苦労していませんか？　伝えたいことが一目で伝わる資料を作るにはどうすればいいのでしょうか。シリーズ「いまいちパワポ改造計画」ではツイッターで7万人以上のフォロワーを集めている『パワポ芸人』ことトヨマネさんの監修のもと、架空のIT系会社員「今市くん」と「池照さん」の対話形式で資料作成のコツをお伝えします。

＜登場人物＞

今市（いまいち）くん
某IT企業で働く社会人3年目。やる気と元気には自信があるが、資料作成には苦手意識がある。

池照（いけてる）さん
今市くんと同じ部署の先輩。わかりやすい資料に定評があり、部署内でも一目置かれている。

木曜日の朝。きょうもまた、今市くんが困った顔をしています。

今市　うーん、こうするとどうかな？　いや、なんか違うんだよなあ……。,
池照　今市くん、何だか浮かない顔じゃない。この間はあんなに自信満々だったのに、どうしたの？
今市　パワポのグラフがうまく作れないんですよ！　例のアプリ、キャンペーンを打ってダウンロードが増えたのはいいんですけど、アクティブ率が下がっちゃってて、原因と対策を報告しないといけないんです。
池照　あら、それは大変だ。
今市　内容も良くない話なのに、スライドがうまく作れなくてさらにテンションが下がってます。池照さんにこんなにいろいろと教えてもらってるのに、なかなか上達しないです。

「何のためにグラフを使うのか」考えよう

池照　まあまあ、スライド作りはこう見えて奥が深いから。今はどんな感じなの？
今市　これなんですけど……。

池照　なるほどね。Excel（エクセル）でグラフを作って、それをそのまま画像で貼り付けてるね。しかも画像を横に伸ばしてる……これは確かにちょっと見にくいね。
今市　そうですけど、他にやり方があるんですか？
池照　もちろん！　元になっているExcelファイルはある？　私ならこうするかな。

今市　なるほど！　明らかにこっちの方が見やすいですね！
池照　そうだよね。グラフをわかりやすくするために必要なのは「視覚的情報を主役にしてあげる」ってこと。今市くんは、「どうしてグラフを使うべきか」を考えたことはある？
今市　どうしてグラフを使うべきか、あまり考えたことがなかったですね……何となく使ってました。
池照　グラフを使うべき理由は「数値を視覚的情報で示せるから」なの。今回のグラフだって、別にグラフじゃなくて表で示しても情報としては読み取れるよね。例えば、こういうスライドでもいいはず。

今市　確かに、数字を読み取れば書いてあることは一緒ですもんね。でも、圧倒的にこっちの方がわかりづらいな。

「グレー」と「線」を意識して無駄をそぐ

池照　そう。表がわかりづらいのは、文字情報は頭で中身を解釈しないといけないから。一方で視覚的情報は見た瞬間に理解できるから、グラフはわかりやすいわけ。
今市　棒グラフの場合、「長さ」が視覚的情報ってことですかね？　長さは誰が見ても一瞬でわかりますもんね。
池照　その通り！　もし相手が宇宙人だったとしても「棒の長さ」っていう視覚的情報で示してあげれば、どっちが長いかはきっと一瞬で伝わるよね。文字だったらたぶん伝わらないと思うけど。

今市　なるほど！　でも、具体的にどうすればグラフをわかりやすくできるんですか？
池照　うん、気になるのはそっちだよね。きょうのポイントはこの2つ。

今市　「グレー」と「線」か……あれ、グレーってこの間も出てきませんでした？
池照　そう。わかりやすさのために大事な要素は、案外すごくシンプルってことね。
今市　何でも突き詰めると根っこにあるものは一緒、ってことか。
池照　そういうこと！　今市くんもわかってきたじゃない。さて、この2つのポイントに共通しているのは「視覚的情報を主役にするために、他の要素をなるべく減らす」ということよ。

池照　さっきのスライドを見比べてみて。私が作った下の方はいつものようにグレーを基本にしたうえで、目立たせたいところだけに色を使ってるし、目盛り線やグラフの周りの枠線、意味のないタイトルがなくなってるでしょ？

今市　本当ですね！　やっていることは実は全部一緒だったんですね。グラフの長さや位置という視覚的情報が前に出てきて、見やすくなっている感じがします。
池照　そうそう。さらに言うと、軸と凡例もなくしてこういう感じにしてもいいかもね。

今市　こっちは、よりグラフがドンと出てきたような感じですね。直感的に理解できる！

池照　そうでしょ。軸とか凡例とかってグラフ自体から1度目を離して見に行かないといけないから、ストレスになるんだよね。こうやってなるべく近くに書いてあげると、よりぱっと見で伝わるようになるわけ。ちなみに、グラフを選択すると右側に出てくるプラスボタンを押して、「データラベル」ってのにチェックを入れると数字が入れられるよ。このあたりはExcelでのグラフ作りの操作と一緒ね。

今市　確かに近くに置くとわかりやすい。勉強になるなあ。

3Dグラフを使うのはご法度

池照　あ、そういえば1つ大事なことを忘れてた。最初の今市くんのグラフ、デザインうんぬんの前に大きな問題があるんだけど、何かわかる？
今市　大きな問題？　そんな大事なことがあるなら先に言ってくださいよ……数字が間違ってるとかですか？
池照　数字が間違ってたらそれも問題だけど、今回は違う。問題というのは「タイトル・単位・引用元」の3つが抜けていること。

今市　あ、確かに書いてなかったですね。なくても流れでわかるかなと思ったんですけど、やっぱり書かないとダメですか？
池照　そうだね。基本的に「絶対書く」と思っておいた方がいい。数百人を前にドカーンと大きなスクリーンでプレゼンする時など、場合によってはなくてもいいこともあるけどね。この3つが無いと、見る人の誤解を招くことがあるから注意して。

今市　まあ確かに、ダウンロード数を「千件」だと思われたり、2021年じゃなくて2020年のデータだと思われたりする可能性もありますもんね。
池照　そうそう。逆に、この3つがないグラフは1度疑ってかかったほうがいいかもね。
今市　そこまで言いますか！
池照　「数字は嘘をつかないが、嘘つきは数字を使う」なんて言葉があるくらいだからね。数字の扱いには常に注意が必要なの。ちなみに今市くんは3Dグラフは使ってないよね？

今市　つ、使ってないですよ〜。当たり前じゃないですか、嫌だなあ（本当は次のスライドに使ってるけど黙っておこう……）。
池照　グラフは余計な情報をなるべく削るのが鉄則。3Dにしたりグラデーションや影をつけたり、みたいな装飾は絶対ご法度だからね。
今市　きっと普段の会話でも一緒ですね……余計なことは話さない方がいいですもんね。すぐにやってみるので、パソコン返してください！！
池照　お、きょうはやけにやる気だね。がんばって！

トヨマネ（豊間根青地）

1994年東京都生まれ。東京大学工学部卒。サントリーで通販事業のCRM・広告などを担当する傍ら、趣味のパワーポイントで作成したスライドがツイッター（@toyomane）で反響を呼ぶ。「くだらないけど、ためになる」をモットーに、スライド作成に役立つノウハウや、あまり役立たないネタ画像等を発信。 近著「秒で伝わるパワポ術」（KADOKAWA）。