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職場でExcelの表を、後先考えずに自己流で作るのは感心しません。ほかの人が理解しやすく、改良やデータ流用が容易になるよう工夫することが大切です。一覧表の作り方から、数値や日付の入力方法まで、守るべきマナーは多岐にわたります。具体的なポイントを7回にわたって徹底解説します。

◇  ◇  ◇

日付を記録する表で、「月」や「日」がそれぞれ数値として入力されているケースをたまに見かける(図1左)。しかし、それでは日付データ(シリアル値)としての処理ができず、したければ数式で日付データに変換する手間がかかる。また、記録時の年という前提で「年」を省いている場合、後で何年の日付かわからなくなる。Excelで日付を記録する際は、日付データとして入力するのが基本だ(図1右)。

図1 日付は日付データ(シリアル値)として入力する。年月日を「/」で区切って入力すると日付データと見なされ、自動的にその日付の表示形式が設定される。なお、シリアル値は1900年1月1日を1として1日に1ずつ増える整数

図1 日付は日付データ(シリアル値)として入力する。年月日を「/」で区切って入力すると日付データと見なされ、自動的にその日付の表示形式が設定される。なお、シリアル値は1900年1月1日を1として1日に1ずつ増える整数

日付の形式でセルに入力、凝った書式は表示形式で設定

シリアル値とは、1900年1月1日を「1」とし、1日に1ずつ増えていく整数のデータだ。この整数に日付の表示形式を設定することで、見た目が日付になる。実体が整数なので、引き算による日数計算なども可能だ。

日付とおぼしきデータをセルに入力すると、自動的にシリアル値に変換され、入力時の形式に応じて日付の表示形式が設定される。日付データの基本書式は図2左のような形だが、年の表示が不要な場合は入力後に「セルの書式設定」画面で変更できる(図2右)。

図2 年を表示したくない場合は、入力後に表示形式を変更する。当該範囲を選択して「セルの書式設定」を開き(1)、「表示形式」タブの左側で「日付」を選択(2、3)。右側で「3/14」を選ぶ(4)

図2 年を表示したくない場合は、入力後に表示形式を変更する。当該範囲を選択して「セルの書式設定」を開き(1)、「表示形式」タブの左側で「日付」を選択(2、3)。右側で「3/14」を選ぶ(4)

Excelが日付だと判断する入力形式は限られており、例えば「令4.10.1」などは日付と見なされない(図3)。この形で入力すると文字列だと見なされ、後述する曜日表示などができない。

図3 「令和4年10月1日」や「R4.10.1」などと入力すれば日付データになるが、変則的な「令4.10.1」などは文字列データになってしまう。普通に日付データを入力して表示形式を変える

図3 「令和4年10月1日」や「R4.10.1」などと入力すれば日付データになるが、変則的な「令4.10.1」などは文字列データになってしまう。普通に日付データを入力して表示形式を変える

ただし、日付データをそのような形式で表示することは可能だ。通常の日付データとして入力した後、「セルの書式設定」画面で「ユーザー定義」の書式文字列を指定すればよい(図4)。

図4 普通に日付を入力したら、選択して「セルの書式設定」画面を開く(1)。「表示形式」タブの左側で「ユーザー定義」を選び(2、3)、「種類」欄に「gge.m.d」と半角で入力して(4)、画面下の「 OK 」を押す。「gge」の部分を「ggge」にすれば「令和」になる。左側で「日付」を選び、「カレンダーの種類」を「和暦」にして書式を選ぶ方法もある

図4 普通に日付を入力したら、選択して「セルの書式設定」画面を開く(1)。「表示形式」タブの左側で「ユーザー定義」を選び(2、3)、「種類」欄に「gge.m.d」と半角で入力して(4)、画面下の「 OK 」を押す。「gge」の部分を「ggge」にすれば「令和」になる。左側で「日付」を選び、「カレンダーの種類」を「和暦」にして書式を選ぶ方法もある

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