●印刷時のみ罫線が出るように設定

また、大量のリスト表に罫線を設定することでデータの追加や削除で罫線の引き直しが生じることがあります。そんな手間を省くには、作業中のシートには罫線を設定せず印刷時のみ罫線が印刷されるように設定しておきましょう。設定は簡単で、ページレイアウトタブ→シートのオプショングループ→枠線の[印刷]にチェックを入れるだけです。

枠線の自動印刷設定を使うと、データのある部分のみに罫線が印刷されますので、データが増減しても罫線の再設定が不要になります。

▲ワークシート作業時には罫線がなくても……

▲印刷時には罫線が出る

データが密集しているリスト表も配置に気を使うだけで、とても見やすくなります。データの配置に気を配り、よりわかりやすい作表を心掛けて下さい。

<リスト表の作成時に気を付けたいポイント>
・表の1行目に項目名(フィールド名)が入力されていること
・1行1明細の情報(レコード)で入力されていること
・表内に空白の行がないこと(空白行で表が分割されてしまいます)

集計表のポイントは文字の配置

今度は集計表です。月々の収支表や、市場調査の回答表を作るのに使いますね。集計表は行や列に項目があり、それが複数になることもあります。表の作りによってはセルの結合を使用することもあります。

リスト表と異なり、集計表の場合は何の集計かわかりやすくタイトルを作成することが多いことでしょう。表の幅が広くなるとタイトルの文字幅をスペースキーで調整している表を見かけます。タイトルの文字が変更になると文字幅をそろえるためにスペースキーで調整が必要になり手間がかかります。この場合は[均等割り付け(インデント)]を使用しましょう。

●タイトルの文字幅の調整方法

①タイトルのセルを選択して[セルの書式設定](Ctrlキー+1)を開く

②横位置を[均等割り付け(インデント)]、インデントの文字数を12に設定

③OKをクリック

インデントの文字数は、セル幅を基準に調整しましょう。[均等割り付け(インデント)]はさまざまな文字幅の調整で役に立ちます。例えば……

文字数が異なるデータをそろえ、左右に余白を取ってすっきりと見やすく表現できます。「文字配置でデータを読み取りやすくする」「不要な罫線は省く」「再編集がラクな作成方法にする」などの点に気を付けて表を作成してみてください。

<集計表の作成時に気を付けたいポイント>
・タイトルや項目名はインデントで見やすく(スペースキーは使わない)
・不要な罫線は省く

■よくある質問
Q:印刷すると文字が欠けます。セル内に収めるにはどうしたらいいですか?
A:列幅を決めるときに列番号の境界線をダブルクリックします。その列の中で一番長いデータに合わせて自動調整され、印刷時に文字が欠けることが無くなります。列幅を変更せずにセル内に文字を収めるには、セルの書式設定→配置タブ→文字の制御から[縮小して全体を表示する]にチェックを入れておきます。
縮小率が大きくて文字が小さくなりすぎるセルは、ホームタブ→配置グループから[折り返して全体を表示する]のボタンで、自動折り返しに変更しましょう。

次回はWord編(2)です。ご期待ください!

四礼静子(しれい・しずこ)
フォーティ(東京・台東)取締役。日本大学芸術学部卒。CATVの制作ディレクターを退職後、独学でパソコンを習得。東京・浅草に完全マンツーマンのフォーティネットパソコンスクール(http://www.fortynet.co.jp/)を開校して20年以上になる。近著に「スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい」(技術評論社)