⑤[次の数式を満たす場合に値を書式設定]の枠内に[=A1=A2]と入力

⑥[書式]ボタンをクリック

⑦セルの書式設定→表示形式→ユーザー定義に[;;;](半角セミコロン3つ)を入力(半角セミコロンを3つ入力することでセルのデータを非表示に設定することができます)

⑧OKボタンで画面を閉じる

このようにすればリスト形式の表を崩すことなく、月替わりで最初の月のみが表示され、同じ月は自動的に非表示になります。全てのセルに月が入力されているので、月の集計を求めたり月ごとのフィルタを使用したりすることもできます。データが密に入力されているリスト表をすっきりと見やすく印刷するには、リスト表を崩さない方法として活用できます。

見やすい文字の配置を考えよう

セルのデータは「数値=右揃え」「文字=左揃え」に自動配置されます。当たり前のこととして日常気にもとめていないかもしれませんが、文字の配置は表の見やすさに大きく影響します。

●テキストと数値が隣り合わせになるときはインデントを

リスト表では、数値の列と文字の列が隣り合わせになることがよくあります。右揃えと左揃えの列が隣り合うとデータが密接して見づらくなります。

▲誕生日(数値)とメールアドレス(文字)が隣り合った場合

このような場合は、文字の列(フィールド)にインデントを設定して、余白を作ってあげましょう。

①G2セルを選択してCtrlキー+Shiftキー+↓(下矢印キー)を押してすべてのデータを選択

②ホームタブ→配置グループから[インデントを増やす]ボタンをクリック(1回押すと1文字分の余白ができます)

③セルの左にスペースができデータが見やすくなる

その他に――
・年齢のように桁数が同じデータは中央揃えにする
・性別や婚姻のように文字数が同じデータは中央揃えにする
・文字と罫線が近すぎないように文字の列にはインデントを設定する
というように、データが密集しないように配置を考えることが大切です。

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集計表のポイントは文字の配置