今回はExcel編の第1弾です。あなたは普段、Excelでどんな表を作っていますか？ 何かの資料からコピー＆ペーストしたデータをExcelで表にする場合もあれば、様々な情報を集めて複数の項目で集計するために表を作る場合もあるでしょう。当然ですが、用途によって表の作り方や使いたい機能は変わってきます。
「リスト表」と「集計表」を学ぼう
ここで、覚えていただきたい言葉があります。「リスト表」と「集計表」です。
これらを作成する際には、それぞれ書式自体が異なるということを認識しておきましょう。
リスト表は正確さと見やすさが命
リスト表は様々な集計の元となる表として、重要なデータとなります。それゆえ、データの表記ゆれや入力ミスがないこと、そして書式においてはデータが見やすいことが求められます。まず、作成時の書式についてお話をしていきます。
リスト表では、項目（フィールド）を必ず表の1行目に作成します。様々な項目を縦方向（例えば左端などの同じ列）に並べることはせず、項目も複数行にしない方が使いやすいです。そしてリスト表内ではセルの結合を使用しない方がよいでしょう。なぜならば、集計やフィルタが使用できなくなるからです。
●リスト表でセルの結合は避けよう
タイトル行は必要ですか？ 下部の「Sheet1」「Sheet2」と表示されているシートの見出し部分にタイトルに相当する名前を入れておけば、作業中に何のデータが入力されているシートかわかります。また、印刷時にヘッダーにタイトルを設定することで、シートの1行目にタイトル行を作成する必要はありません。よく見かける次のような作成方法は、避ける方がよいでしょう。
▲表の1行目にセルの結合を利用してタイトルを作成した場合……
Ctrlキー+Aを押して一発選択するとタイトル行まで選択されてしまう
どうしてもワークシート内にタイトルを作成したい場合は、タイトル行とリスト行の間を1行空けて作成しましょう。こうしておけばCtrlキー+Aで表の一発選択が可能となり、数式作成時の範囲指定がラクになります。
また、リストの表内でセルの結合を使用することは避けましょう。下図のように月ごとのデータをまとめてわかりやすくしたつもりでも、月ごとの入会者集計は求められなくなります。さらに、フィルタ（データの抽出）も使えなくなります。
表示を月ごとにまとめて印刷時に見やすくしたい場合は、「条件付き書式」を使って各月の1行目のセルのみを残して他のセルのデータを非表示にします。そうすればセルの結合を使用しなくても、すっきりと見やすく表現することができます。ひとつ前のセルと同じデータならば、「セルのデータを非表示にする」という条件付き書式を作成しましょう。以下が、その手順です。
①入会月はすべてのセルに入力を行う
②A2を選択してCtrlキー＋Shiftキー+↓（下矢印キー）を押してすべてのデータを選択
③ホームタブ→スタイルグループ→条件付き書式から［新しいルール］をクリック
④［数式を利用して、書式設定するセルを決定］をクリック
