仕事がキャパ超えてない? 「時間簿」つけ朝活で分析
ニューノーマルを生き抜く 「朝1時間」活用塾(8)
「ずっと根を詰めて仕事をしているのに、全く終わらない」「リモートワークでほかの人の進捗が分かりづらく、不安で息抜きできない」「仕事とプライベートのメリハリがつけづらくなり、なんだかいつも焦っている気がする」・・・・・・。
新型コロナウイルス禍が長引くにつれ、真面目な人ほどオーバーワークになりがちです。このような「キャパシティー(キャパ)オーバーまでタスクを積み上げてしまう問題」はどうしたらいいのでしょう。早起きして様々な活動を実践する「朝活」の伝道師、池田千恵氏が朝活を通じた解決法を解説します。
今回は読者の次の相談に回答します。
A. タスクが許容量を超えている毎日が続いている場合、明らかに目標設定が間違っています。「頑張りが足りない! もっと頑張ろう!」と自分の身体にムチ打つ前に、自分が何にどれだけ時間をかけているかを客観的に書き出し、現状をきちんと把握しましょう。
コロナ禍では、真面目な人ほど「何かあったら困るから準備しておきたい」という気持ちが強く働き、オーバーワーク気味になってしまう話をよく聞きます。
「あれもやっておかないと」「これもやっておかなきゃ」と気が焦ると、「やることリスト」がどんどん膨れていきますよね。1日でこなせる時間をはるかに超えたタスクを設定してしまうと、毎日毎日タスクが雪だるま式に増えてきてしまいます。そうなると、どこかで「もういいや!」と投げ出したくなってしまったり、「こんなこともできない自分はダメ人間だ」と落ち込んでしまったりしがちです。
「自分ならできるはず!」の幻想は捨てよう
最初にちょっと辛口な話をします。「いつも計画通りにできないんです」という人は、口では「できない」と言っているので自信がないように見えますが、実は「隠れ自信家」の可能性があります。なぜなら、実は知らず知らずに「私ならこの量のタスクはこなせるはず」と、自分の能力を過剰に高く見積もっている場合が多いからです。
「自分は本気を出せばもっとできるはず」「まだ本気を出していないだけだ」と心の奥底では思っているのです。だから、本気を出した自分をイメージしてスーパーマンでないとこなせないような計画を立ててしまうわけです。しかし、どんな人間でも365日24時間本気を出せるわけはありません。
タスクが許容量を超えていることが毎日のように続いている場合、明らかに目標設定が間違っています。「頑張りが足りない!もっと頑張ろう!」と自分の身体にムチ打つ前に、現状をきちんと把握しましょう。自分のキャパを正しく見積もる、つまり「ダメな自分」を見つめることで、目標とのギャップも分かり、どこからどう手をつけるべきかが分かるようになります。
1日、1週間、1カ月単位で自分がやっている仕事の量やキャパがどのくらいかを正確に見積もることができてくると、1日の許容量をはるかに超えたタスクを設定することもなくなります。焦りからのオーバーワークを防ぐためにも、まずは現状把握から始めましょう。
ダメな自分を見つめるのは「朝」が向いている
とはいえ、現状把握はダメな自分、予定どおりにできない自分を見つめることなので、最初はしんどいものです。そんなときこそ朝活の出番です。
理由は2つです。
・神経伝達物質「セロトニン」の効果で前向きに振り返ることができる
夜、できなかったタスクを振り返ると「なぜできないのだろう」「こんなことも進められないなんて」と、過ぎた出来事をクヨクヨ悩みがちです。しかし、同じ出来事でも、いったん寝てしまって次の日の朝に振り返ると一歩引いて冷静に考えることができるようになります。また、早起きして網膜に光を当てると心身の安定や安らぎに寄与する神経伝達物質「セロトニン」が分泌されるということが科学的に証明されています。夜のクヨクヨより朝のクヨクヨ、現状を冷静に判断するためにも、朝の時間を有効活用していきましょう。
「時間簿」を1週間つけ、朝時間でじっくり分析
では、具体的にどうやって分析するかを解説します。
表計算ソフトなど使いやすいツールを使い、自分が何に、どのくらい時間をかけているかを15分単位で、1週間分だけでいいので日記のように毎日記録していきましょう。筆者は次のようなシート(上は全体、下は部分拡大)を活用しています。業務時間だけでなく、プライベートの時間も記述します。
これはかなり面倒な作業なので、1週間だけで構いません。その代わり、「1週間分は徹底的に!」と決めて書いていきましょう。あとでまとめて書こうと思うと面倒くさくなったり、何をしたか忘れるので、印刷して持ち歩いたり、クラウド(インターネットなどのネットワークを経由して利用するサービス)におき、その都度書くようにしましょう。
書く作業は淡々と行い、振り返って「なんて無駄なことをしていたんだろう」などと、自分の行動をジャッジしないことも大切です。このシートを記入する1週間は、無理に早起きにチャレンジする必要もありません。あくまでも淡々と、今の自分の日々の行動を記録していきます。
1週間毎日記録し続けたら、朝の時間でこの1週間分の「時間簿」シートを眺め、何に時間がかかっているか、どこが問題かを分析していきましょう。
「仕事が終わらない」理由を時間簿であぶり出す
筆者が主宰する「攻めの朝活」コミュニティー「朝キャリ」メンバーの公務員、山田じゅんこさん(仮名)は、仕事が全く終わらず、寝る時間以外はずっと仕事をしている状況に悩んでいました。上司からも、「仕事が緻密で責任感があるのは評価できるが、残業が多すぎる」と、注意されるほどでした。以前の仕事はやりがいもあり、1日中仕事をしても飽きなかったため仕事量の多さを自分では問題視していませんでした。しかし、部署が異動になったことをきっかけに、「そろそろ自分の人生も考えたい」「仕事人間はもう限界!」と思うようになりました。
そこで、先ほど紹介した方法で時間簿を1週間つけることにしました。時間簿記入で気づいたのは次のようなことでした。
1. 自分の予定の見積もりが甘く、実力の5倍くらいやるつもりでいることがわかった
2. 責任感があるあまり、部下に任せるべき仕事まで抱え込んでいた
3. いつまでに、何をやりたいのかが、作業をしているうちに途中から分からなくなってしまうため、細部までこだわり時間がかかった
4. 休日も、読書など最初は「やりたいこと」だったはずが「やらなくてはならないこと」になり、着手できずに、ソファでうだうだすることになってしまった
特に、2の「部下に任せるべき仕事を抱え込む」ことが大きな問題だと気づき、任せることを意識することにしました。具体的には
2. ゴール(どんな状態になればOKか)
3. デッドライン(いつまでにやればOKか)
を意識し、仕事を任せることにチャレンジしてみました。まだ今までのクセで自分の出来上がりのイメージに固執してしまい、うまく任せきれていないのは悩みですが、試行錯誤するための基準ができたこと、出来上がりのイメージを言語化し伝える能力を伸ばす必要があることに気づいたのは収穫でした。
「メタ認知」という言葉があります。脳科学分野の約1000個の用語を解説するサイト「脳科学辞典」(注)によると、メタ認知とは「自己の認知活動(知覚、情動、記憶、思考など)を客観的に捉え評価した上で制御すること」を言うそうです。
(注)中山 遼平、四本 裕子 メタ認知 https://bsd.neuroinf.jp/wiki/メタ認知(サイトの最終更新2014年)より
感情や思い込みからいったん離れて、ちょっと上から自分自身を見つめる「メタ認知タイム」を朝の時間につくってみましょう。悩みの解決策が見つかりますよ!
朝6時 代表取締役。国家資格キャリアコンサルタント。慶応義塾大学卒業。外食企業、外資系企業を経て現職。企業の働き方改革、生産性向上の仕組みを構築しているほか、個人に向けては朝活で今後の人生戦略を立てるコミュニティー「朝キャリ」(https://ikedachie.com/course/salon/)を主宰。12年連続プロデュースの「朝活手帳」など著書多数。
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