作業効率アップ、知って得する「Reader」便利ワザ目からウロコのPDF(上)

電子文書のファイル形式として広く使われている「PDF(Portable Document Format)」。会社で配布される文書や官公庁などがインターネットで公開している文書の多くも、PDF形式で保存されている。しかし、あなたはPDFを十分に活用できているだろうか。PDFの機能は豊富で、文書の閲覧や印刷だけでも知っておくと業務効率が上がる便利ワザが多数ある。さらに、無料ソフトを使って既存のPDFファイルを加工したり、新たなファイルを作成することもできる。2回連載の初回は、PDFの閲覧・印刷に関する必須テクニックを紹介する。

PDFが広く使われているのは、再現性が高い上に、機能が豊富なためだ(図1)。一番の利点は、機器やOS(基本ソフト)によらず、同じレイアウトで表示できること。PDFでは、文書にレイアウトやフォントなどの情報が埋め込まれているからだ。パソコンの画面に表示されている内容を、ほぼそのままの形で印刷できるのも利点だ。

図1 PDFが広く使われている理由。一番のメリットは再現性。機器やOSによらず同じレイアウトで表示および印刷できる。閲覧や印刷のためのソフトが無料で配布されていることも大きい。ChromeやFirefoxといったWebブラウザーでも、PDFファイルの閲覧や印刷が可能になっている

仕様公開により他社でも開発可能

閲覧や印刷のためのソフトが無料で配布されていることも、普及している理由の一つだ。「Adobe Reader」といった閲覧ソフトのほとんどは無料で提供されている。また、「Chrome」や「Firefox」といったWebブラウザーは、標準でPDFの閲覧機能を備えている。

テキストや画像に加え、動画やプログラム(スクリプト)を埋め込めることも利点として挙げられる。PDFファイルの作成者が、利用制限を細かく設定できることも特徴だ。例えば、閲覧用のパスワードを設定したり、改変を禁止したりできる。

ちなみに、PDFは米アドビシステムズが開発したファイル形式だが、その仕様は公開され、ほかの企業でも、PDF関連ソフトを開発できるようになっている。2008年には、国際標準化機構(ISO)により、「ISO 32000-1」という規格に標準化されている。

加工や作成がより手軽に

最近では、PDF関連ソフトが充実しているので、今まで以上に活用しやすくなっている(図2)。

図2 PDFに関する最近の動き。PDFファイルを取り扱うソフトの機能が向上し、従来の「単なる閲覧」から活用の幅が広がっている
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