ハードルはやはり「紙とハンコ」

白河 しかしIT(情報技術)企業であるドワンゴでも、会社として今回のような、全社一斉、長期の在宅勤務を推進する上でのハードルがあったそうですね。

夏野 やはり紙とハンコの縛りですね。紙の郵便物は会社に届いてしまうので、それを取りにいくためだけに出社することもあります。請求書に関しては、うちが支払う側になる取引はすべて電子化しているのですが、逆に支払っていただく場合には先方のルールに従うしかない。「紙で発行してください」と言われたら、プリントアウトして封筒に入れて投函(とうかん)するために出社します。無駄でしかないと思っているので、政府の規制改革会議でも「行政手続きと民間取引の双方で、文書の電子化を進めましょう」とガンガン意見しています。

白河 ぜひ進めていただきたいです。某有名IT会社ですら、契約書の公印が持ち出せないルールがあったので、今回変えたそうです。ハンコはクラウドサインへと移行していくイメージでしょうか。

夏野 そもそもハンコが不要な手続きを減らしていかないとダメですよね。印鑑証明を伴う実印の手続きに関しては電子署名に変えていくべきですが、三文判を使用するケースは、クラウドサインすら要らないんですよ。特定できる個人にひも付くメールアドレスから送信されている文書で、かつ、双方の会社の法務部門をccに入れていれば、公正な文書の証明として十分に成り立つんです。ハンコを伴う習慣の9割以上が、「これまでやってきたから」というだけの理由で続けられている無駄です。

白河 たしかに、「その気になればなくせるものだ」と、コロナショックを機に気づいた組織は多いと思います。私も個人事業主ですので取引先の企業から請求書を求められる機会が頻繁にあるのですが、これまで「データのメール添付ではダメです。紙での郵送が社内規定なので」と突っぱねられていた企業があっさりと方針を変えたりしていました。

夏野 すごくいい流れが起きましたよね。コロナは人類にとって大きな試練であることは間違いないのですが、日本社会がこの20年の間で蓄積してきた「IT化によって省けるはずなのに手をつけてこなかった無駄」を一気に洗い流していくチャンスです。

もちろん混乱はありますが、命には代えられないという理由で、多少の混乱はいとわずにオンライン化へ一気に加速しています。このままアフターコロナの未来へ突入できるのか、再びビフォーコロナに戻るのか。日本の意志が問われている重要な時期なのだと強く思います。

白河 私もそう思います。働き方改革についてもここで一気に進もうとしています。後戻りしないようにしないと。

夏野 全員が振り切ったことで、得られた気づきは大きな収穫ですよね。僕自身、従業員の方にとって「通勤」と「通勤に伴う準備」がどれだけの負担になっているのか、意識を向けるきっかけになりました。当社の場合、通勤時間の平均は40~45分くらいで往復にして1時間半が通勤にかかるんですね。さらに、それだけじゃなくて、通勤のための身支度も考えるとプラス1時間はスケジュールに入れないといけない。それが在宅勤務だと会議の30分前に起きたって構わない。家で働くのを原則にするだけで、自分や家族のための時間がかなり充実するのだということを、僕自身も実感しています。

ということで、緊急事態宣言が解除され、これからコロナが収束に向かっていき「平時」を取り戻したとしても、今の働き方を続けるべきだと考え、6月以降も在宅勤務原則の方針を決定しました。

ただし、部署によっては「時々、顔を合わせて議論をしたほうが業務は進みやすいのでは」という仮説も立っているので、それが1週間に1回がいいのか、2週間に1回でいいのか、6月は最適な頻度を探るための月間にしたいと思っています。

白河 6月はお試し期間にするというわけですね。今こそ貴重なデータがとれるチャンスなので、検証とお試しをしてほしい。

夏野 はい。フル在宅勤務はすでに3カ月間試したので、次は「在宅×オフィス」をどういう加減でやっていくかのバランス調整の段階に入ります。その最適値がつかめた段階で、正式な制度として整えていくつもりです。

(以下、明日は在宅勤務で明らかになる社員の能力、情報化で変化する個人と組織の関係、在宅勤務で変わるオフィスの使い方などをお聞きします)

白河桃子
 少子化ジャーナリスト・作家。相模女子大客員教授。内閣官房「働き方改革実現会議」有識者議員。東京生まれ、慶応義塾大学卒。著書に「妊活バイブル」(共著)、「『産む』と『働く』の教科書」(共著)、「御社の働き方改革、ここが間違ってます!残業削減で伸びるすごい会社」(PHP新書)など。「仕事、結婚、出産、学生のためのライフプラン講座」を大学等で行っている。最新刊は「ハラスメントの境界線」(中公新書ラクレ)。

(文:宮本恵理子)

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