テレワークの達人に聞く スゴ技10、イヤホンは3種類

日経doors

報告・連絡・相談の方法、大小のタスク管理の小技、「仕事をやり過ぎない」ための時間マネジメント、海外とのやり取りで実践しているメールの工夫まで具体的に聞いた
報告・連絡・相談の方法、大小のタスク管理の小技、「仕事をやり過ぎない」ための時間マネジメント、海外とのやり取りで実践しているメールの工夫まで具体的に聞いた
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緊急事態宣言が発令され、新型コロナウイルス感染防止でテレワークが緊急導入されている今だからこそ、本気の働き方改革を実践してみよう。リモートワークや在宅勤務がうまくいくコツをみんなで共有し、一つひとつ実践してみてはどうだろう。そこでテレワークの達人たちに、仕事の生産性を上げるコツを聞いた。

新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐために、全国的にテレワークが推奨される中、「うちの会社では突貫工事のように導入して、現場は混乱」(保険業、30代)「数年前から制度としてあったが、私のいる部署では上手に運用された前例がなく、みんな慌てている」(サービス業、30代)といった困惑の声も聞こえる。一方で、「日常的にテレワークを実践していたので、こんな非常時でも仕事は平常通り」と全く影響がないという人も。今、企業間で、個人間で、テレワークによる働き方や生産性に大きな差が出始めている。

「顔を合わせずに上手にコミュニケーションを取る方法は?」「他者の視線を感じない中で、どうやって自分のタスクや働き方をマネジメントしているの?」――テレワークを1年以上続けている達人たちに、テレワークで仕事の生産性を上げるコツを聞いた。達人の仕事術には、報告・連絡・相談の方法、時間マネジメントの工夫、コミュニケーションツールの使い方まで、今すぐ使えるTIPSが満載だ。ぜひ、参考にしてほしい。

Nさん(30代)が勤めるIT企業では、4年前に全社的に在宅勤務を含むテレワークが導入された。Nさん自身は、在宅勤務歴2年。「今回の新型コロナウイルス感染防止で、会社からテレワーク推奨のアナウンスは特にありませんね。恐らく、導入して数年もたつのであえて伝えるほどのことではないという判断なのだと思います。私自身は、通常通り在宅勤務をしながら仕事をしています」

Nさんの仕事は、プロダクトやサービスをデザインしたり、プロジェクトを管理したりする仕事だ。週3~4回は在宅勤務で働く。これまで試行錯誤しながら、自分が仕事を進めやすい環境を整備し、効率よく仕事を回す方法を身に付けてきた。特に心掛けているのは、自分がどういう状態かこまめに職場の人とシェアをすることだ。

【スゴ技1】ステータスをこまめに報告する

職場で使っているツールはビジネスチャットツール「Teams(チームス)」。プロジェクトの進捗管理や資料管理、チャットもできるシステムだ。Nさんは毎朝身支度をした後、Teamsを立ち上げて、「今から始めます!」とチーム全体に報告する。プロジェクトごとのタイムラインには「今日の作業内容は○○と△△の予定です」と当日のタスクも共有。

「お昼ご飯を食べる時間には『これからお昼のため、○時まで中抜けします』、業務を終了するときには『今日はここで業務を終了します』と伝えています。目が届く場所で仕事をしているわけではないので、テレワークにはお互いの信頼関係が必要だと思うんです。チームメンバーや上司から、『あの人はちゃんと仕事をしてくれる』ときちんと信頼してもらえるように、できる限り自分の状況はこまめに報告しています」

【スゴ技2】メッセージはだらだらやり取りしない

仕事中は、常にいくつものプロジェクトのタイムラインが立ち上がっており、いつでも話しかけたり、話しかけられたりできる状態にしている。「ちょっとしたことも気軽に聞けるチャットツールは便利ですが、使い始めるとだらだらメッセージを続けてしまいがち。例えば問題点についてやり取りをし、解決したと思ったら、『ありがとうございます。一旦これで進めます』と自分からクローズさせることを意識しています」

【スゴ技3】電話応対のイヤホンは3種そろえる

コミュニケーションはチャットだけがすべてではない。「チャットよりもサクッと電話したほうが早いなと思うときは、すぐ電話します。また、相手によっては、スカイプなどを使ってパソコンで電話してくる人もいれば、スマホにかけてくる人もいる。パソコンとスマホでは、イヤホンジャックの種類が違うので、3種類を常備。いずれも差したままにしておき、かかってきた瞬間に耳につないですぐに対応し、タイムロスをなくすようにしています」

「画面を触って仕事をしながら話したいので、ハンズフリーになれるイヤホンは必需品です」
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【スゴ技4】付せんでタスクを見える化