テレワークの達人に聞く スゴ技10、イヤホンは3種類

日経doors

【スゴ技4】付せんでタスクを見える化

毎日、複数のプロジェクトの仕事を進め、いろいろなチームとやり取りする中でタスクを管理するのは大変だ。「小さな作業のTO DOも漏らさないように、付せんにタスクを書き込み、見える化を図っています。横軸はクライアントやプロジェクト別、縦軸にタスク。優先順位の高い順に並べて、作業が終わったら処分します」

「小さなタスクが多いとすぐ忘れてしまうので、とりあえず書き出してから一旦忘れるようにしています」

「小さなタスクが多いとすぐ忘れてしまうので、とりあえず書き出してから一旦忘れるようにしています」

【スゴ技5】時にはリモートで飲み会にも参加

Nさんは小学生の子どもがいるため、職場の飲み会に参加できないこともしばしば。だが、飲み会にリモートで参加することもあるという。「先日(新型コロナが猛威を振るう前)は、職場の焼き肉会にテレカン(テレカンファレンス)で参加しました。店員に集合写真を撮ってもらいましたが、私だけ同僚のスマホスタンドの中(笑)。一緒に乾杯したり、飲み会の様子を数十分共有したりするだけですが、その場に行けない私にとっては、貴重な時間になります」

ただ、緊急事態宣言が発令された今は、全員がリモートの飲み会になりそうだ。

◇  ◇  ◇

Hさん(40代)は、大手外資メーカーで研究開発の仕事をしている。年俸制のため、コアタイムを10時~16時と設けてはいるものの、「あくまで個人の裁量で仕事を進めているため、1カ月単位で、納期や勤務時間を調整でき、成果を出していれば、ある程度の自由出勤が認められています」

外資ということもあって、チームは多国籍。アジアや欧米のいろいろな国のメンバーでチームを編成し、仕事を進める。時には、やり取りは国をまたいで本社のある米国と会議をすることもある。

【スゴ技6】大量メールは送信者や自分宛てかで重要度を選別

物理的に顔を合わせて仕事ができないため、1日に受け取るメールの数は大量だ。「1日1000件以上のメールを裁かなくてはならないのですが、全てに目を通すのは現実的ではないんですよね。そこで、そのメールの宛先が、メンバー全員なのか私なのか、送信者が返信必須のプロジェクトの重要人物なのか、上司なのかを見極めるために、フィルタリングを自分で設定して処理しています」

【スゴ技7】メールタイトルはキャッチーにする

また、Hさんは多国籍のメンバーと英語でやり取りをしているからこそ、仕事の効率を上げるために、メールで心がけていることがあるという。

「日本のメンバーは、『○○の件』というざっくりしたタイトルで、メール本文では、定型のあいさつ文や進捗がうまくいかない言い訳から入ることが多いんです。でも、英語を使う外国人メンバーは、タイトルには『〇〇のリポートに△△の補足を!』などといった要件を明確に書き、進捗やお願いの共有はいたってシンプル。つい、長くなってしまうのは、相手への配慮などが得意な日本人ならではなのですが、仕事が立て込んでいるときに、メールの情報が過多になると無駄に時間がかかってしまう。大量のメールの中できちんと読んでもらい、読む時間を短縮化して、その分きちんと作業を進めるために、不要な情報をできる限り省くように努めています」

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