海外の上司と自宅で会議 柔軟な働き方つくるOrigami
急拡大するキャッシュレス決済市場。最前線の決済テクノロジーの担い手として成長を遂げているスマホ決済のOrigami(オリガミ、東京・港)は、海外や自宅からも業務が可能な制度やデジタル環境を整えています。制度やツールをただ使うのでなく、全社で情報の共有と働きやすさを推進していくオープンなカルチャーがその背景にあります。
上司も自分もリモート勤務で情報を共有
OrigamiのPRコミュニケーション部PR担当の柏原かほりさんは、現在2歳の男の子を育てている。会社の制度の1つ、WFH(Work From Home)を利用して自宅からリモート勤務する日は朝7時ごろから、メールとチャットツールのSlackで急ぎの用件を確認。子どもを保育園に送ると、自宅に戻ってパソコンからビデオ会議ツールのZoomを使って、定例の会議に参加する。
午前11時から30分間は、チームの上司である川原直子シニアマネージャーにZoomで相談事の話し合い。月曜以外の毎日、チーム内の相談のために確保された「PR Hour」と呼ぶ時間帯だ。「隣の席にいて『ちょっとすみません』と話し掛けることができなくても、確実に上司がつかまる時間が毎日あるのはありがたいです」(柏原さん)。忙しいときはこの時間を他の仕事に充てることもできる。
一方の川原さんは、夫が香港の会社に転職したのを機に、現在は月のうち約3週間は香港、1週間は日本と、2拠点で勤務をしている。香港にいるときはやはりZoomで会議などに参加。社外企業との打ち合わせや取材の立ち合いをZoomですることもある。
「こうした体制が機能するかどうか、当初は未知数でしたが、今では多くのメリットがあると思います」(川原さん)。日本のオフィスにいないことで、かえって情報が川原さんに集約するようになり、自らが部署の「ハブ」として機能していると感じることもある。「私自身、離れているから余計にコミュニケーションしなければ、早くレスポンスしなければと思いますし、より意識して時間を効率的に使うようになりました」
働きやすさをどう実現するか皆で考える
子育て中の社員などがテレワークやリモート勤務できる制度を整えている企業はかなり増えてきた。だが、利用する側から見ると課題は少なくない。
例えば、制度としてはあっても実際には使いづらい雰囲気がある場合だ。柏原さんは以前に勤めていた会社で、出産後に復帰し、時短制度を利用していた。先輩ママたちもいる環境だったが「時短で働いたり、子どものことで休んだりするのは主に女性社員で、肩身が狭いと感じることがありました」。時短だと顧客への対応ができる範囲も限られ、出張のある仕事にも手を挙げにくいなど、モチベーションへの影響もあったようだ。
現在の職場では、リモート勤務や子どもの病気による休暇などは、誰もが普通に利用するので「女性だけ、ママだけ」という壁を感じることはないという。外国籍の社員が3割、ワーママの社員が1割という多様性もあるのかもしれない。さらに、「リモート勤務なら時短ではなくフルタイムで働けます。周囲の協力があってですが出張にも行くように。やりたいと思うことができるとストレスが減りました」。
初めに与えられた制度やルールありきではなく、現場から働きやすい環境を実現していこうという空気もあるようだ。Origamiには「部活動」と称して、社員の自発的な活動に会社が補助を出す制度がある。そうした部の1つ「ママ部」は、子育て中の社員が悩みや経験を共有しており、柏原さんもその一員だ。
今年の夏、ママ部の社員から「夏休み中、学童が休みのときの子どもの預け先が見つからない」という声があった。そこで「ママ部のメンバーが会社に掛け合い、夏休み中に子どもを連れてこられるようにルールを決めて、オフィスの会議室を開放してもらいました」(柏原さん)。女性社員だけでなく男性社員の利用も多く、子ども同士も仲良くなったという。
コミュニケーションの透明性を重視
こうした柔軟な働き方をいろいろな面から支えるのがデジタルツールの活用だ。フィンテック系スタートアップ企業のOrigamiでは、デジタルツールを使いこなして働くのは当たり前にも思える。だが一般的には、コミュニケーションの基盤をデジタルにすることで対面の会話が減ったり、他部署の状況が分かりにくくなったりするなど、全体の意思疎通が損なわれるケースは少なくない。変化の速い技術開発の現場ではそれが致命的なハンディになりかねない。そのためにOrigamiは、コミュニケーションの透明性を重視しているという。
そうした考え方を体現する1つの例が本社オフィス。会議室や執務スペースのほとんどが透明な壁で仕切られ、誰がどこにいるか遠くまで見渡せる。学童が休みの間に子どもたちが集った会議室も、中の様子がよく見えるので、親たちも安心して働けたという。
本社オフィスの中心にある、ホテルのロビーのようなラウンジスペースでは、思い思いに集まったり、打ち合わせをしたり、1人で作業に集中したりする社員の姿がある。週に1度、全社員が参加する会議「All hands」もここで開催される。
他部署のメンバーがチャットにくるのもウエルカム
デジタルツールによって、コミュニケーションの透明性はどのように実現しているのだろうか。
川原さんや柏原さんのように、遠隔地から参加する会議では頻繁にZoomを使う。名古屋、大阪、福岡各支社のメンバーが加わるZoomの会議も多い。
全社員に向けた公式な情報の共有は、Facebookの企業向けプラットフォーム、Workplaceを利用。全社的な連絡事項、プレスリリースの告知、新入社員の紹介などのほか、毎週の全体会議の内容も録画してWorkplaceに共有するので、当日参加できなかった社員も確認できる。
文書類はGoogleドキュメントで共有する。例えば議事録は会議と同時進行で、全員で見ながら作成。Zoomで遠隔会議をしながらその場で作成することも多い。「『このイベント、17時になってるけど18時じゃなかった?』など、会議中にすぐ確認できるのがいいですね」(川原さん)
社内のプロジェクトや部署単位のコミュニケーションはSlackを使うが、単なるチャットにとどまらない。例えば対面で会話をした内容を、その場にいなかったけれど共有したほうがいい人や部署があれば、すぐにSlackで送ることはよくあるという。
Slackで進行しているチャットに、他部署のメンバーが入ってくることも歓迎される。「部署間の情報共有って大事だと思いますが、物理的に離れていると『隣の情報が自然に入ってくる』ことがないので、いろいろな部署のチャットを常に見るようにしています。何かのイベントの話をしているところへ『それってどういうイベントですか?』などと突っ込みを入れることもあります」(川原さん)。支社のメンバーが「東京オフィスのメンバーが何を考えているか知りたい」とチャットに入ってくることもある。他部署や他プロジェクトのチャットでも入っていけて、受けるほうも歓迎するというカルチャーも、透明性を高める一因になっているようだ。
技術系企業だからデジタルツールの活用が当たり前というわけではない。働きやすさを前向きに考え、オープンに情報を共有するカルチャーがあってこそ、新しい働き方が形になっていくのだろう。
(取材・文 秋山知子=日経ARIA編集部、写真 鈴木愛子)
[日経doors 2019年9月5日付の掲載記事を基に再構成]
ワークスタイルや暮らし・家計管理に役立つノウハウなどをまとめています。
※ NIKKEI STYLE は2023年にリニューアルしました。これまでに公開したコンテンツのほとんどは日経電子版などで引き続きご覧いただけます。