オンラインで集合 テーマ細分化、集中力UPスマート会議を始めよう(下)

参加者が一堂に集まる会議の場合、移動に時間がかかる。1時間程度を見積もるケースも多いが、議題によっては30分で十分なものもある。会議に1時間かかるのか見直すことも必要だ。

オンライン会議は出先から参加でき、会議のためだけに帰社する必要がないのも利点だ。仕事先を訪問する合間に、オンライン会議に参加することも可能だ。子育て中で在宅勤務する社員も、会議に参加しやすくなる。

ただ、「オンライン会議が必ずしもベストではない」と橋本さんは補足する。「必要なツールやネット環境が整っていない場合は会う方が早い。また、会って話すことを重視する顧客もいる」。状況や相手に応じて対応することが大切だ。

同社ではハングアウト以外に、複数名がオンライン上にいる時は「アピアーイン」、一対一なら「スカイプ」など複数のソフトを使い分けている。同社広報の溝野萌さんは「無料で使えるソフトも多い。まずは少人数で試してみては」と話す。

ただ注意点もある。「カフェから参加するなら通話ではなくチャットにし、音声で話すなら周りに人がいない公園に行くなど、会議の内容が漏れないよう各自徹底している」(広報・小池亮介さん)。同社は、全社員に個人情報保護士の資格取得を義務付けている。どこにいても会議ができる時代であればこそ、情報の取り扱いには注意したい。

(ライター ヨダ エリ)

[日本経済新聞夕刊2017年6月26日付]