収納スペースが狭く、本や書類が納まりきらない、と悩む人は多いのではないだろうか。本棚を買い足そうと考える前に、まずは一度、持っている紙類（本・書類）と向き合ってみてほしい。
紙類の整理のコツは、とことんデータ化すること。筆者はDropboxなど文書のクラウド保管サービスを利用し、目的や内容に応じてフォルダ分類をしている。
「処理すべき紙書類は出しっぱなしの方が忘れない」との声もあるが、見慣れるうちに存在を忘れたり、常に視野に入って他の作業を邪魔したりするなど、効率的な管理方法ではない。To Do管理はタスク管理ツールなどに集約する方が確実だ。
入居時の不動産関連書類、学校のお便り、家電の取扱説明書やクーポンなど、家中の書類を1カ所に集めてみよう。一枚一枚手に取るところから片付けが始まる。
書類整理の基本は、現物がなくても支障ないかを問うことだ。インターネットに同じ情報が載っているものは迷わず処分。例えば家電・家具の取扱説明書は、品名を検索すれば簡単にデータにアクセスできるため、紙で保管する必要がない。保証書ページだけ切り取って処分しよう。出前やスーパーのチラシもクーポン部分を残して処分だ。
「紙の現物があった方がはかどる」のはまれで、細かい数字をパソコンに打ち込むときくらいだ。出前も紙の束から目当てのチラシを取り出すより、ネット検索が早い。頻繁に使う情報をパソコン・スマホのブラウザーでブックマークするのもオススメだ。
次に、ネットに情報がないものについて。紙での提出を求められないものは、スキャンするか写真を撮ることで処分できる。筆者宅はScanSnapというコンパクトなスキャナーを玄関に置いている。帰宅時、かばんの中の書類をスキャナーで取り込み、紙そのものは玄関のゴミ箱に。一連の流れに10秒もかからない。スキャナー自体がクラウド保管サービスと連携しているため、パソコンを開かずともデータが自動保存され、スマホでいつでも確認できる。セミナーテキストや料理教室のレシピなど、ページ数が多くてスキャンしきれない場合は、スキャン代行サービスを使うのも手だ。
手紙や日記帳など思い出として残したいモノは、ぬいぐるみなどと同じ「思い出」のカテゴリーに所属させ、他の書類と保管場所を分けよう。蓋のつく箱に詰め、押し入れに入れることを推奨したい。
「頑張ってきた証し」と仕事のノートやセミナーテキストをすべて取っておく人もいるが、現物で残す意義を改めて考えてみてほしい。ぬくもりや愛情が感じられ、頻繁に手に取って眺めたいならモノとして残せばよいが、捨ててしまうのが怖いというだけなら、データに形を変えて部屋を空けた方が健全だ。
