働き方・学び方

知らないと大変!ビジネス法則

何事も重要な20%を優先し考えよ 仕事効率化の法則 第30回 パレートの法則

2019/6/19

■会議のムダをなくす一手がある

世の中には、「パワーポイントでつくった会議資料は禁止」という会社があります。クライアント向けのプレゼン資料はかまわないそうです。社内向けの会議資料はすべてワードやエクセル、または手書きにせよと言うのです。

パワーポイントで資料をつくると、中身よりもデザインに何倍も時間がかかるからです。見てくれだけが立派で、中身がスカスカだったりすることも。時間のムダとしか言いようがありません。

会議で大変なのは資料の準備です。重箱の隅をつつく上役がいたら、どんな質問や指摘にも耐えられるよう、補足説明の資料をたっぷり用意しておかなければなりません。ところが、ほとんどは使われず、お蔵入りとなります。

会議の時間にしても、実際に議論している時間はわずかです。大半は、くどくどと資料を説明するか、「○○はどうなった?」「誰が言っているんだ」といった情報共有の時間だったりします。

しかも、本当に大切な話し合いは、非公式に行われることが少なくありません。「みんなで決めた」というアリバイをつくるのに多大な時間が費やすことになります。

要領よく仕事をするのに最も大切なのは、重要なものに力を注ぎ、重要でないものは手を抜くことです。それができてはじめて、物事を効率的に処理できます。あらゆる面において「選択と集中」が求められています。

■TQMと共に広がったパレートの法則

経済学者V・パレートは、多くの社会現象において「結果の80%が重要な20%によって生み出されている」ことに気づきました。

この原理を一躍有名にしたのが、総合的品質管理(TQM)で有名な経営コンサルタントのJ・ジュランです。「パレートの法則」と名づけて広く世の中に紹介しました。

たとえば、売上高の多い順に顧客を並べてみると、上位20%の顧客で総売り上げの80%を占めていることが分かります。本当かどうか、私もやってみました。

過去3年間の青色申告を調べたところ、上位20%のクライアントからの収入が全体の75~77%を占めていました。見事、パレートの法則が成り立っており、我ながらビックリしました。

働き方・学び方 新着記事

ALL CHANNEL