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知らないと大変!ビジネス法則

なぜ大切なことほど片付かない 仕事の優先順の勘違い 第21回 グレシャムの法則

2019/4/9

この悪循環を断ち切るにはどうしたらよいでしょうか。

■強制的に重要な仕事に集中させる

基本は、「緊急度」ではなく、「重要度」で優先順位をつけるようにすることです。

たとえば、重要度の大小と緊急度の大小で2軸のマトリクスをつくり、抱えている仕事や議題を洗いざらいマッピングします。その上で、(1)重要:大-緊急:大、(2)重要:大-緊急:小、(3)重要:小-緊急:大、(4)重要:小-緊急:小の順番でこなしていくようにするのです。

ところが、頭で分かっていても、体がついていかないのが、この法則の難しいところです。忙しい現代社会に生きる私たちは、つい目の前のことに追われてしまいがちになります。

であれば、普段は緊急度を優先するのは仕方ないとしても、重要度の高い仕事をする時間をあらかじめ確保しておくのはどうでしょうか。「毎週水曜日の午後3時から2時間」といったように、戦略や改革を検討するタイムを決めておくのです。

あるいは、場所を決めておくのも一つの方法です。たとえば、私はほぼ毎週東京-大阪間を新幹線で移動していますが、その間は携帯やパソコンは一切使わず、新しい企画を練る時間に充てることにしています。会社の中でも、静かに思考に集中できる場所があれば、同じ効果が得られます。

さらに、重要度の高い仕事を専門に考える人や部署を置いておくという手もあります。戦略立案や新規事業を企画する人をルーチンワークから切り離し、雑用をさせないようにするのです。

もちろん、これらの手を打つには、「何が重要か?」の考え方が組織のなかで足並みがそろってないとできません。それを考えることこそが、最も重要な仕事なのかもしれません。

堀公俊
日本ファシリテーション協会フェロー。大阪大学大学院工学研究科修了。大手精密機器メーカーで商品開発や経営企画に従事。1995年からファシリテーション活動を展開。2003年に日本ファシリテーション協会を設立、研究会や講演活動を通じて普及・啓発に努める。著書に「ファシリテーション入門第2版」「会議を変えるワンフレーズ」など。

堀 公俊氏・組織コンサルタントが講師を務めるスキルアップ講座/日経ビジネススクール

組織変革、業務改善に欠かせないワークショップの成果を引き出すファシリテーション能力、問題解決のフレームワーク思考力を高める

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