営業も商品開発もお任せ ビジネスに万能の解決手段は第27回 物事を具体的に考える「5W1H」

すべての仕事は、人と人の連係プレーで成り立っています。有機的に活動するには、自分の意図を的確に伝え相手の意図を正しく理解する、効果的なコミュニケーションが欠かせません。

そのために欠かせないテクニックが「具体化」と「抽象化」です。

抽象化とは、「要するに……」と物事のエッセンスを取り出し、頭に入れやすくすることです。複雑なものをシンプルに表現する技であり、チャンクアップとも呼びます。

もう一つの具体化とは、「たとえば……」と物事を詳しく描写して、イメージが湧きやすくするものです。今回紹介する5W1Hはそのためにあります。何を、誰が、いつ、どこで、なぜ、どうやっての6つの要素に展開(チャンクダウン)すれば情報が共有しやすくなります。

会議の正しい締めくくり方とは

抽象化と具体化の例をお話ししましょう。皆さんがかかわっている会議では、最後をどのように締めくくるでしょうか。

最悪なのが、「そろそろ時間ですので、このあたりで」「では、皆さんよろしく」とまとめをせずに終わってしまうパターンです。後でもめる元になります。

必ず「きょう決まったことは……」と合意事項の確認をしましょう。ここまでの話し合いのポイントを抽象化して、「つまり、本日の会議の結論は……」と要点を拾い上げるのです。

その後で、具体化もお忘れなく。「1つ目の結論に対しては、営業部(Who)が来週中(When)に調査リポート(What)をまとめる、ということでよろしいですね?」といった具合に。

ここまでやっておなかいと、せっかく決まったことが、絵に描いた餅になりかねません。後になって、「それは企画の仕事じゃないの」「違うよ、営業だろ」と責任の押しつけ合いが始まります。

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