営業も商品開発もお任せ ビジネスに万能の解決手段は第27回 物事を具体的に考える「5W1H」

送信ボタンを押す前にチェックすべきこと

いきなりですが、今回はクイズから始めます。次のメールのまずい点はどこでしょうか。できれば、少し考えてから続きをお読みください。
「お世話になっています。○○商事、営業部の△△です。先日ご提案いただいた件、ようやく社内でGOが出ました。一度、上司ともども、これからの話を相談させていただきたく思います。ご都合はいかがでしょうか?」

こんなメールが来ると、もらったほうは困ります。まず、「GOが出た」というものの、何がどこまで承認されたのか、内容(What)や程度(How much)が分からないからです。

「これからの話」といわれても、あまりに漠然としていて、会議で何を話し合うのか(What)、どう進めるつもりなのか(How)がつかめません。

しかも、打ち合わせをどこでやるのか(Where)、いつごろを希望しているのか(When)、上司として誰が来るのか(Who)、何のために上司が臨席するのか(Why)、がサッパリわかりません。「いかが?」と問われても、検討のしようがないのです。

結局、これらをすべてこちらから尋ねることになり、二度手間になります。そんなやりとりをしているから、毎日メールの海で溺れることになるのです。

メールの送信ボタンを押す前に、5W1Hがそろっているか、チェックしてみてはどうでしょうか。そのひと手間が、あなたの働き方を変えてくれるはずです。

仕事の基本となるフレームワーク

今回のテーマは「5W1H」です。What、Who、When、Where、Why、Howの頭文字を取ったものです(WhomとHow muchを加えて6W2Hという場合もあります)。シンプルながらも、仕事の基本として欠かせないフレームワークです。

ブックコーナー ビジネス書などの書評はこちら
出世ナビ記事アーカイブ一覧