ビジネスメールで好感度を上げるには何でもランキング1行を短く、読みやすく

文字化け・記号…失礼のないよう配慮

ビジネスメールでは使う文字やファイルによって、文字化けしたり、読みづらくなったりするので注意が必要だ。例えばパソコンや基本ソフト(OS)によっては文字化けするケースがある。半角カタカナや「(1)」「(上)」などの囲み数字や囲み文字がその代表例。「(株)」も自分の会社に使うケースがあるが、使用は避けたほうがいい。

メールに添付されたワードやエクセルを開こうとしても、バージョンが異なると、レイアウトがきちんと表示されないことがある。日本マイクロソフトが提供する「互換機能パック」を受信者側が取り込めば見ることができるが、平野さんは「自分のバージョンが『2010』か『2007』で相手の状況が不明なら、『97―2003形式』で保存したファイルを送付したほうが無難」としている。

今回の調査では「『!』や『?』をビジネスメールに使っていいのか」(40代の男性)との声も寄せられた。ウイズの西出さんは「重要な取引先や目上の人には使わないほうがいい」という。マナーデザイナーの岩下宣子さんも「相手との関係性によっては使っていい場合もあるが、その使い分けをする自信がなければ使わないほうがいい」と指摘する。

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