会社関係や知り合いのメール 色分けすれば一目瞭然完全撃退!迷惑メール(8)

「迷惑メール」を撃退し、受信トレイをスッキリさせる各種の手法を3週にわたって解説する連載。第8回は大事なメールを色分けして目立たせるテクニックを紹介する。

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フォルダー分け以外にも、大事なメールを埋もれさせないテクニックはいろいろある。その1つが色分け(図1)。差出人によってメールを色分けして目立たせるOutlookアプリのワザだ(Gmailでは不可)。

図1 Outlookアプリでは、差出人などの条件でメールを色分けする機能を使うと、「どんなメールが多いか」をひと目で把握できて便利だ。職場なら、会社アドレスのメールに色を付ければ社内と社外のどちらが多いか一目瞭然(上)。家庭なら、アドレス帳に登録した人に色を付ければ、黒色(未登録の人)が多くても見逃さない(下)

例えば会社の場合、会社アドレスからのメールに一律で色を付ける手がある。朝一番で受信トレイに新着メールが大量に届いた際、社内と社外のどちらが多いかすぐに把握できて便利だ。家庭ではアドレス帳に登録した人に色を付けるとよい。新着メールが黒色(未登録の人)だらけでも、大事な知人メールが色でキリリと目立つ。

Outlookアプリの「条件付き書式」を使うと、条件に合致したメールに好きな色を付けられる(図2図3)。文字のフォントやサイズなども変更可能だ。会社の場合は図4のように会社ドメインを条件として指定すればよい。

図2 「表示」タブを開き、「ビューの設定」をクリック(1)(2)。開く画面で「条件付き書式」を選択する(3)
図3 「追加」を押して、自分で考えた条件名を入力(1)(2)。「フォント」を押して色を指定する(3)~(5)。ここで文字のフォントやサイズを変更することも可能だ。上の画面に戻ったら「条件」をクリックする(6)
図4 「差出人」欄に会社アドレスのドメイン(@以降の部分)を入力して「OK」を押す(1)(2)。図3上に戻るので右下の「OK」を押せば設定は完了