正規の広告やメルマガが受信トレイに大量にある場合は、差出人で並べ替えて一括処理しよう。Outlookアプリでは並べ替え後に複数同時選択してフォルダーへ移動させると効率が良い(図17)。並べ替えができないGmailでは「From:メールアドレス」で検索するとよい(図18)。

図17 Outlookアプリで複数の広告やメルマガをまとめて移動・削除したいときは、「表示」タブの「並べ替え」にある「差出人」をクリックして、アドレス順に並べ替えると選択しやすい(1)(2)。メールを一括選択するには、先頭をクリックした後で「Shift」キーを押しながら最後をクリック(3)(4)。そのままフォルダーにドラッグすればよい(5)
図18 Gmailでは差出人で並べ替えられないので、「From:」という検索演算子で差出人アドレスを検索してから全選択する(1)(2)。表示しきれないメールがある場合は、「この検索条件に一致するすべて…」をクリックすれば全選択できる(3)。あとは目的のラベルにドラッグすればよい(4)

大事なメールをすぐ見つけるワザとして、Outlookアプリの「検索フォルダー」も覚えておこう。特定条件に合致したメールだけを一覧表示する仮想的なフォルダーで、「Aさんとのやり取り」だけをピックアップしたいときに重宝(図19)。設定は簡単で、「特定の人と交換」「未読」といった条件テンプレートが用意されている(図20図22)。

図19 「検索フォルダー」はGmailにはないOutlookアプリの独自機能。検索条件に該当したメールを一覧表示する仮想的なフォルダーだ。受信トレイが迷惑メールだらけのときに力強い味方になる。複数のフォルダーに分散したメールもまとめてピックアップできるので、特定の人とのやり取りをまとめて確認したいなら、検索フォルダーを活用すると効率的だ
図20 Outlookアプリの画面左下にある「検索フォルダー」を右クリックして「新しい検索フォルダー」を選択(1)(2)
図21 よく使われる検索条件がテンプレートとして用意されている。例えば「Aさんとのやり取り」を条件にしたいなら、「特定の人と交換したメール」を選ぶ(1)。「選択」を押して、アドレス帳から相手のメールアドレスを指定すればよい(2)~(4)
図22 「検索フォルダー」の下階層に新しい仮想的なフォルダーが作成される(1)。クリックすると、指定した相手とのやり取りが自分から送ったメールも含めて一覧表示される(2)

購入したアプリのライセンスコードなどが書かれた大事なメールは、個別にファイル保存しておく手もある(図23図24)。

図23 Outlookアプリでは保存したいメールをアプリの外側にドラッグすると、MSG形式
図24 Gmailで保存したいメールを開いたら、右上の縦の3つの点ボタンから「メッセージをダウンロード」を選ぶ(1)(2)。こちらはEML形式で保存されるので、開くにはメールアプリが必要。不都合がある場合は、印刷を実行してPDF形式で保存するとよい

(ライター 五十嵐俊輔)

[日経PC21 2022年4月号掲載記事を再構成]