仕事のCCメールは自分に無関係でも一概には捨てにくい。そうしたメールは「アーカイブ行き」がお勧めだ。OutlookにもGmailにも、メールを削除せずに受信トレイから消す「アーカイブ」フォルダーが用意されている(図8図10)。アーカイブは記録や資料という意味で、そこへ移動させることを「アーカイブする」という。アーカイブは検索対象になり、自動で削除されることもない。

図8 「うざいが消すのはためらわれるCC」などは「アーカイブ」フォルダーに移そう。Outlookアプリではメールを右クリックして「アーカイブ」を選ぶ(1)(2)
図9 「アーカイブ」フォルダーが存在しない場合は、「アーカイブフォルダーの作成」を押せば「アーカイブ」という名前のフォルダーが作成され、メールはそこに移動する(1)~(3)。なお、「既存のフォルダーの選択」を押すとアーカイブ先として使うフォルダーを指定できる
図10 Gmailでは「アーカイブ」ボタンを押すと、選択したメールが「受信トレイ」から消えて、「すべてのメール」だけに現れるようになる(1)(2)。なお、「受信トレイ」以外のラベルが付いたメールでは「アーカイブ」の代わりに「ラベル『…』を削除」ボタンが使え、それを押すと「すべてのメール」だけに現れる

アーカイブの仕組みはOutlookアプリとGmailで大きく違う。前者の「アーカイブ」は特別なフォルダーだが、Gmailにはそもそもフォルダーという概念がない。Gmailでアーカイブしたメールは「受信トレイ」も含めてすべてのラベルが削除された状態(図11)。このため当該メールは受信トレイから消え、「すべてのメール」だけに現れるようになる。

図11 Outlookアプリの「アーカイブ」は、受信トレイから不要なメールを消してスッキリさせるためのフォルダー。通常のフォルダーと特に違いはないが、図8などの操作で簡単に移動できる仕様になっている。一方、Gmailのアーカイブは、「受信トレイ」などのラベルを外すのと同じこと。ラベルが一切ないメールは「すべてのメール」だけに表示される。検索対象にもなり、「ゴミ箱」と違って一定期間後に削除されることもないので安心だ

正規でない詐欺などの迷惑メールには特別な対処が必要だ。OutlookにもGmailにも、特定のメールを迷惑メールとして処理するメニューが用意されている(図12図13)。

図12 Outlookアプリで迷惑メールがすり抜けてきたら、右クリックして「迷惑メール」→「受信拒否リスト」と選択する(1)~(3)。当該メールは「迷惑メール」フォルダーに移動し、以降同じアドレスからのメールはここに自動で振り分けられる
図13 Gmailでは迷惑メールを開いて、縦の3つの点ボタンから「迷惑メールを報告」を選択(1)(2)。これで「迷惑メール」に移動する。以降も同じ差出人のメールを自動で移動したい場合は「…ブロックする」を選ぶ。Gmailで「…さんをブロックする」を選ぶと、設定ページの「フィルタとブロック中のアドレス」タブにあるブロックリストに登録される

ただし、その後の挙動は両者で異なる(図14)。Outlookでは差出人が「受信拒否リスト」に登録され、以後も同じ差出人は迷惑メールに振り分けられる。一方のGmailは、迷惑判定の精度向上にはつながるものの、当該差出人を以後も決め打ちで迷惑メール処理することはない。今後も自動処理させたければ「…ブロックする」を選ぶ。

図14 迷惑メールとして処理した場合、OutlookアプリとGmailではその後の挙動が異なる。Outlookでは同じ差出人を「迷惑メール」フォルダーに振り分ける。Gmailでは迷惑メールとしての判別精度は向上するものの、以降も自動で振り分けられる保証はない

そうした迷惑メールを自動で仕分けるには、自分で独自のルールを作るしかない(図15図16)。プロバイダーのフィルターで件名に「[meiwaku]」といった文字列が付けられていれば、それを条件にするのが簡単。だが、そうでない場合、件名や差出人などにある迷惑メール特有の文字列を条件にする必要があるので難しい。下手にやると誤分類を招くので上級者向けだ。

図15 Outlookアプリで迷惑メールを振り分けるルールを自分で作成するには、連載第6回の図20で「新しい仕分けルール」を押す。ウィザード画面で差出人のアドレスや件名、本文に含まれるキーワードを組み合わせてルールを作成。図はあくまで一例で、迷惑メールの共通点を的確に条件として指定しなければ、通常のメールも振り分けられてしまうので注意する
図16 Gmailでフィルターを作成するには、連載第6回の図16で「新しいフィルタを作成」を押す。この画面で差出人や件名、本文に含まれるキーワードを条件として指定する。Gmailでは条件に「かつ(AND)」を使えるので絞り込みやすい。フィルターの作成前に、画面右下の「検索」を押して該当するメールを表示してみるとよい