不要なものを止めたら、受信トレイに届く正規の広告やメルマガは「来て当たり前のもの」だけになる。とはいえ、それらは「後で見ればいいもの」のことが多い。ならば、届くと同時に別フォルダーに移動させ(仕分けして)、受信トレイをスッキリさせるのが得策だ。メールの差出人などを基にした自動仕分けの設定を施しておこう(図7)。

図7 特定のアドレスから届く広告やメルマガは、差出人のアドレスを条件にすれば確実に自動で振り分けられる。振り分け先フォルダーを差出人ごとに用意するかジャンルごとにするかは自分の好みで決める

この機能をOutlookアプリでは「ルール」と呼ぶ。あらかじめ振り分け先のフォルダーを作っておき(図8)、特定の文字列を含む件名や特定の差出人からのメールを自動で振り分けるルールを作る。対象メールを右クリックして「ルール」を選択し、振り分け先を指定する方法が一番簡単だ(図9図10)。以降、同じ差出人からのメールが届くと、指定したフォルダーに自動で振り分けられる。

図8 Outlookアプリではフォルダーを作成したい階層の1つ上の階層を右クリックして「フォルダーの作成」を選択(1)(2)。フォルダーの名前を入力する(3)。ここでは「メルマガ」フォルダーを作成。フォルダーの位置はドラッグで変更できる
図9 メール一覧で自動で振り分けたいメールを右クリックし、「ルール」→「次の差出人からのメッセージを常に移動する…」を選択(1)~(3)
図10 振り分け先として図8で作成した「メルマガ」フォルダーを指定して「OK」を押す(1)(2)。既存のメールはここに移動。同じ差出人からのメールも届くと同時に自動でここに入る

Gmailでルールに相当する機能が「フィルタ」だ。Gmailはメールをフォルダーではなく「ラベル」で整理するが、設定の流れはほぼ同じ。あらかじめラベルを作っておき(図11図12)、特定の差出人から届いたメールにそのラベルを自動で付けるフィルターを作る(図13図16)。

図11 Gmailではフォルダーではなく新しいラベルを作る。画面左下にある「新しいラベルを作成」を押し(1)、ラベルの名前を入力して「作成」を押す(2)(3)
図12 ここでは「メルマガ」ラベルを作成した。ラベルの色を変えるには、ラベル右側の縦の3つの点を押して「ラベルの色」から選ぶ(1)~(3)
図13 振り分けたいメールを開き、右側の縦の3つの点のボタンを押して「メールの自動振り分け設定」を選択する(1)(2)
図14 「From」欄にメールの差出人が登録され、これが自動ラベル付けの条件になる(1)。確認して「フィルタを作成」を押す(2)
図15 「ラベルを付ける」にチェックを入れ、図11で作成した「メルマガ」ラベルを選択(12)。「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」をチェックすると、受信トレイには表示されなくなる(3)。既存のメールも振り分けたい場合は、「一致するスレッドにも…」にチェックを入れる(4)。最後に「フィルタを作成」を押す(5)
図16 作成したフィルターを変更したり削除したりするには、連載第5回の図7のように、右上の歯車ボタンから「すべての設定を表示」を開き、「フィルタとブロック中のアドレス」タブを選択すればよい(1)。「新しいフィルタを作成」を押せば条件をいちから設定できる(2)

ちなみにGmailのラベルは一見フォルダーのようだが、仕組みはまったく異なる(図17)。実は「受信トレイ」もラベルの1つ。1通のメールに複数のラベルを付けられるのが特徴だ。

図17 Gmailはメールをフォルダーではなくラベルで分類する。そのため、1通のメールに対して複数のラベルを割り当てることが可能だ。「受信トレイ」もラベルの1つ。例えば、図15で「受信トレイをスキップ」をチェックしないと、図のように2つのラベルが付く。このメールは「受信トレイ」にも「メルマガ」にも現れるが、元は1通なのでいずれかで削除すると消える