大事なメール埋もれさせない! 整理の肝はレイアウト完全撃退!迷惑メール(5)

「迷惑メール」を撃退し、受信トレイをスッキリさせる各種の手法を3週にわたって解説する連載。2週目に当たる第5回からはメールを分類整理するポイントを紹介する。

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ここまで解説したように、受信トレイに入ってくる迷惑なメールはさまざま。改めて大別すると図1の3パターンに分けられる。1番目はネット通販の広告やメルマガなど。2番目は迷惑メールフィルターをすり抜けてきた怪しい広告や詐欺メール。3番目が職場でよくある「念のためのCC」や「取りあえずのBCC」など。宛先欄に自分のアドレスがないメールはたいてい受信トレイの厄介者だ。

図1 ここまで説明したように主な迷惑メールは大きく3タイプに分かれる。広告や詐欺ばかりではなく、「取りあえずのCCやBCC」といった職場でのメールも邪魔に感じることがしばしば。いずれにしても大量に届くと大事なメールが埋もれてしまう。ルール機能で自動仕分けしたり、差出人によって色分けするなどのテクニックを駆使して、大事なメールを埋もれさせないコツを紹介する

これらで大事なメールが埋もれてしまうのは避けたい。ただし、「自分で配信登録したもの」と「勝手に届くもの」では適切な対処法が異なる。まずは不要なメルマガや広告を配信停止しよう。そのうえでフォルダーへの自動振り分けや、差出人によるメールの色分けなどの運用上の工夫で対処する。目的は、大事なメールが受信トレイ内で埋もれないようにすることだ。

受信トレイでの埋没対策という視点では、真っ先に見直したいのがメールアプリやウェブメールの画面レイアウト。ユーザーによって閲覧スタイルや画面サイズなどが異なるので、必ずしも標準のレイアウトが使いやすいとは限らない。整理に入る前にベストな配置を見つけよう。