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日々の勤務中、あなたはどのくらいパソコンの前にいますか? 1日あたり10分短縮すると、年間では(休日105日の場合)約43時間に膨らみます。それだけの時間を他の仕事に回せたとしたら――。資料を見る人のために、どのように作れば理解されやすいか。そしてビジネスパーソンがよく使うマイクロソフトのWord(ワード)とExcel(エクセル)のどちらが、より早くきれいに仕上げられるか。パソコン講師の四礼静子さんと、基本ポイントを押さえていきましょう。

Excelで表をグラフにしたけど、「なんだかうまく表せていない感じがする……」と困ったことはないですか?

数値の持つ意味を視覚的により分かりやすくするために使用するのが、グラフです。

「何を知りたいのか」「何のために作成するグラフなのか」をしっかりと理解してから作成をしないと、グラフを作る意味がありません。例えば下記のように、目的によってグラフの種類を使い分けます。

データの大小を比較するなら棒グラフ
全体の割合を見るなら円グラフ
バランスを見るならレーダーチャート
時系列での変化を見るなら折れ線グラフ

また、グラフの作成はデータ範囲の選択も重要になります。今回は「年間の支店別売上一覧表」を題材にして、目的ごとに、どんなグラフをどうやって作るか、シミュレーションしてみましょう。

支店別の月間売り上げを比較したい場合:縦棒グラフ

支店別と言うからには、「支店名」が必要ですね。それから、月間売り上げを比較したいので各支店の月間売り上げデータが必要です。ここでは「A3:M8」の範囲がグラフのデータ範囲となります。

①A3からM8までを選択し、挿入タブのグラフグループから「縦棒/横棒グラフの挿入」をクリックします。

②グラフの種類が表示されたら2D縦棒の「集合縦棒」をクリックします。

③グラフが挿入されるので「グラフタイトル」の文字をクリックして枠内にカーソルを表示し「支店別月売上比較」と入力しなおします。

④グラフのサイズ変更は、枠線の周りに表示されている丸いハンドルをドラッグして調整します。

⑤グラフの移動はグラフの余白部分(グラフエリア)をドラッグして移動します。

▼選択したデータ範囲と完成グラフ

月ごとの全社売り上げの推移を知りたい場合:折れ線グラフ

支店別のデータではなく、全社の売り上げがこの1年どのように変化しているのかを知りたい場合は、9行目にある月合計が必要なデータです。それぞれの合計が何月のものであるかがわかるように3行目の項目の月も必要です。

①A3からM3をドラッグして選択します。

②Ctrlキーを押しながらA9からM9を選択します。

③グラフの種類から折れ線グラフをクリックします。

④一覧から「マーカー付き折れ線」をクリックします。

⑤グラフタイトルを「年間売上推移」に変更します。

折れ線グラフの種類から「マーカー付き折れ線」を選択することで、各月の位置に「●」が表示され、わかりやすくなります。

ただ、正確な値は把握することができません。折れ線グラフで推移を見ながら正確な月合計も見せたい場合は、「データテーブル」を表示すると便利です。

⑥リボンのグラフのデザインタブ→グラフのレイアウトグループから「グラフ要素を追加」をクリックします。

⑦一覧からデータテーブルの「凡例マーカーなし」をクリックします。

⑧グラフの下に月合計の値が表示されます。

▼選択したデータ範囲と完成グラフ

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