便利な「名前の定義」

名前の定義の方法はいくつかありますが、今回のようにセルもしくはセル範囲を選択して名前ボックスに入力する方法が便利です。リスト表の列に名前を定義したい場合は、何度も繰り返す手間を省くためにフィールド名(項目名)を利用して一発で定義することができます。

【名前定義の一括設定】

1:リスト表全体を選択

2:「数式」タブ→「定義された名前」グループの「選択範囲から作成」をクリック

3:「上端行」のみチェックしてOKボタンをクリック

名前ボックスをクリックすると、定義された名前の一覧が表示され、名前を選択するとその範囲が指定されます。

ただ、定義した名前を使って数式を組む場合、名前の入力をミスすると数式もエラーになってしまいます。そこで、手入力をせずに定義された名前を一覧から選択入力することもできます。例えば、表の集計を求める場合は次のようになります。

1:合計を求めるセルに、合計を出すためのSUM関数記号「=SUM(」を入力
2:範囲指定時にファンクションキーのF3を押す

3:集計したい範囲の名前を選択してOKをクリック

4:Enterキーで確定

では、きょうのまとめです。

●表計算での数式の作成は相対参照を利用してコピーをする
●絶対参照のセル・セル範囲には「名前の定義」をして数式を組む

誰が見てもすぐに理解できることを意識して、数式を組めるようにしましょう。

■よくある質問
Q:数式をコピーすると書式が崩れ、勝手に罫線やセルの色が変わってしまいます。再度設定するには手間もかかりますが、どうすればいいですか?

A:ゼロから表を作る場合は、数式も組み終わって表が完成してから書式を設定するとよいです。しかし、すでに書式が設定されている表で数式をコピーし直すこともありますよね。その場合は、数式をコピーした最後に表示されるオプションボタンを使います。オプションボタンをクリックして表示されるメニューから「書式なしコピー」をクリックすると、数式のみがコピーされ書式は引きずられません。
罫線もセルの塗りつぶしも変わってしまうことがなく便利です。ただ、書式はコピーしないので、桁区切りや通貨記号が無くなってしまうので再度設定が必要です。

次回はWord編の第4弾です。ご期待ください。

四礼静子(しれい・しずこ)
フォーティ(東京・台東)取締役。日本大学芸術学部卒。CATVの制作ディレクターを退職後、独学でパソコンを習得。東京・浅草に完全マンツーマンのフォーティネットパソコンスクール(http://www.fortynet.co.jp/)を開校して20年以上になる。近著に「スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい」「エクセル方眼紙で文書を作るのはやめなさい」(ともに技術評論社)