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パワーポイントの資料作成に苦労していませんか? 伝えたいことが一目で伝わる資料を作るにはどうすればいいのでしょうか。シリーズ「いまいちパワポ改造計画」ではツイッターで7万人以上のフォロワーを集めている『パワポ芸人』ことトヨマネさんの監修のもと、架空のIT系会社員「今市くん」と「池照さん」の対話形式で資料作成のコツをお伝えします。

<登場人物>

今市(いまいち)くん
某IT企業で働く社会人3年目。やる気と元気には自信があるが、資料作成には苦手意識がある。


池照(いけてる)さん
今市くんと同じ部署の先輩。わかりやすい資料に定評があり、部署内でも一目置かれている。

木曜日の朝。きょうもまた、今市くんが困った顔をしています。

今市 うーん、こうするとどうかな? いや、なんか違うんだよなあ……。,
池照 今市くん、何だか浮かない顔じゃない。この間はあんなに自信満々だったのに、どうしたの?
今市 パワポのグラフがうまく作れないんですよ! 例のアプリ、キャンペーンを打ってダウンロードが増えたのはいいんですけど、アクティブ率が下がっちゃってて、原因と対策を報告しないといけないんです。
池照 あら、それは大変だ。
今市 内容も良くない話なのに、スライドがうまく作れなくてさらにテンションが下がってます。池照さんにこんなにいろいろと教えてもらってるのに、なかなか上達しないです。

「何のためにグラフを使うのか」考えよう

池照 まあまあ、スライド作りはこう見えて奥が深いから。今はどんな感じなの?
今市 これなんですけど……。

池照 なるほどね。Excel(エクセル)でグラフを作って、それをそのまま画像で貼り付けてるね。しかも画像を横に伸ばしてる……これは確かにちょっと見にくいね。
今市 そうですけど、他にやり方があるんですか?
池照 もちろん! 元になっているExcelファイルはある? 私ならこうするかな。

今市 なるほど! 明らかにこっちの方が見やすいですね!
池照 そうだよね。グラフをわかりやすくするために必要なのは「視覚的情報を主役にしてあげる」ってこと。今市くんは、「どうしてグラフを使うべきか」を考えたことはある?
今市 どうしてグラフを使うべきか、あまり考えたことがなかったですね……何となく使ってました。
池照 グラフを使うべき理由は「数値を視覚的情報で示せるから」なの。今回のグラフだって、別にグラフじゃなくて表で示しても情報としては読み取れるよね。例えば、こういうスライドでもいいはず。

今市 確かに、数字を読み取れば書いてあることは一緒ですもんね。でも、圧倒的にこっちの方がわかりづらいな。

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