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パソコンからでもスマートフォン(以下、スマホ)からでも無料で使えて、最大15GBものメールを保存できるのがGmailです。しかも日々進化していて、ユーザーインターフェースの変化だけでなく、新しい機能の追加も頻繁にあります。以前からある機能に意外な使い方が隠れていることも。何に使えるのか、どう使うと便利なのかを知って、もっと快適にGmailを活用しましょう。具体的なポイントを6回にわたって徹底解説します。

◇  ◇  ◇

大事な用件を知らせるメールもあれば、メルマガやSNSからの通知など、急を要さないメールもある。受信メールで重要なのは、いつ読んでも問題のないメールの中に、すぐに対処すべきメールを埋もれさせないことだ。

振り分けにはタブを利用、カテゴリー分けで効率アップ

受信メールをカテゴリーに応じて自動振り分けしてくれるのが、Gmailの特徴の1つ。初期設定では、「メイン」「プロモーション」「ソーシャル」の3つのタブで振り分けが行われる(図1)。

図1 Gmailでは、初期設定で「メイン」「ソーシャル」「プロモーション」という3つのタブが表示される。「ソーシャル」はSNS用、「プロモーション」は広告メール用のカテゴリーであり、そのほかのメールは「メイン」に表示される

図1 Gmailでは、初期設定で「メイン」「ソーシャル」「プロモーション」という3つのタブが表示される。「ソーシャル」はSNS用、「プロモーション」は広告メール用のカテゴリーであり、そのほかのメールは「メイン」に表示される

「メイン」タブは、仕事関係やプライベートなメールなど、一般的なメールを表示するタブ。「プロモーション」タブに入るのは、マーケティング関連のメール。セールのお知らせやクーポンといったショップからのメール、関心があると判断されたトピックのメール、社会的・政治的運動などに関するメールなどがここに分類される。「ソーシャル」タブにはSNSや口コミサイト、YouTubeのようなメディア共有サイトからのメールなど、ソーシャル系ウェブサイトからのメールが分類される。重要なメールは主に「メイン」タブに表示されると考えてよい。

Gmailのカテゴリー分けはかなり正確だが、ほかのタブに分類されてしまうメールもある。定期的に振り分けられたメールを確認し、間違って分類されたメールは、手動で正しいタブにドラッグする(図2)。表示される確認画面で「はい」を選べば、以降、同じ差出人からのメールは、指定したタブに表示されるようになる。

図2 タブの振り分けを変更したいメールを選択し、表示させたいタブまでドラッグする(1)。ウインドウ左下に表示されるメッセージで「はい」を選ぶと、以降は同じ宛先からのメールが指定したタブに分類されるようになる(2)

図2 タブの振り分けを変更したいメールを選択し、表示させたいタブまでドラッグする(1)。ウインドウ左下に表示されるメッセージで「はい」を選ぶと、以降は同じ宛先からのメールが指定したタブに分類されるようになる(2)

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