Wordをストレスなく使うには まず「段落」の理解からWord編(1) 文字の左右位置をそろえる

日々の勤務中、あなたはどのくらいパソコンの前にいますか? 1日あたり10分短縮すると、年間では(休日105日の場合)約43時間に膨らみます。それだけの時間を他の仕事に回せたとしたら――。資料を見る人のために、どのように作れば理解されやすいか。そしてビジネスパーソンがよく使うマイクロソフトのWord(ワード)とExcel(エクセル)のどちらが、より早くきれいに仕上げられるか。パソコン講師の四礼静子さんと、基本ポイントを押さえていきましょう。

今回はWordのお話です。「どんな資料もExcelで作ってるからWordはあまり使わないよ!」という方も多いのではないでしょうか? データベースや集計ではなくテキスト主体の資料の場合は、Wordで文書を作成する方が早く美しく作成できることが多くあります。

Wordをストレスなく使用するためには、「段落」の仕組みをしっかりと理解することが不可欠です。「段落」とはEnterキーで改行を行ったところまでの範囲です。「段落」の仕組みが理解できると、ムダにスペースキーや改行を行う必要がなくなり、修正してもレイアウトが崩れにくい文書を作成することができます。また、驚くほど作成時間が短縮されるのです。

まずは内容重視で「ベタ打ち」を

Wordの文書作成では、入力した文字ごとの書式設定は行いません。まずは内容重視で、必要な文字入力を済ませてしまいます。この時はスペースキーを使用せず、すべて左詰めで入力します(改行は行ってください)。いわゆる「ベタ打ち」です。

ポイントは最後に1行改行しておくことです。Wordでは書式設定した行から改行すると、改行後も書式を引きずってしまいます。右揃(そろ)えの行から改行すると新たな行も右揃えになってしまうというように、わざわざ書式を解除する手間が増えることになります。

追加入力がある場合を想定し、ラスト1行を改行しておきましょう。不要な場合は最後に削除すればOKです。

そしてWordで編集を行うときに、必ず表示したい機能が2つあります。それは「ルーラー」と「編集記号」です。ルーラーを表示することで、インデント(字下げ)やタブ(文字配置)の設定がどのようになっているかをすぐに確認できます。また、編集記号をオンにすることでスペース、改ページ、タブなどの挿入位置が表示され、作成者がどのような機能を利用して作成したのかが分かり再編集も楽になります。

▲ルーラー:リボンの下に表示される文字数を表すメモリ
(表示タブ→表示グループ→ルーラーのチェックをON)

 ▲編集記号:スペース・改ページなど編集に使った記号が画面上に表示される機能
(ホームタブ→段落グループ→編集記号の表示/非表示ボタンをONに)

編集記号はいつでも表示/非表示を切り替えられますので、編集時はONにしておきましょう。

「選択=何でもドラッグ!」はミスの元

ベタ打ちの文書に書式を設定して整えていくこととなりますが、そのためには書式を設定する範囲を「選択すること」が最初の作業です。「何でもドラッグ!」でやっていると、選択ミスや操作ミスが起こりやすくなります。正しい方法を身につけることで、ミスを防ぎ素早く操作することができます。

・単語の選択=単語の文字上でダブルクリック
・行の選択=選択したい行の左余白でワンクリック
(マウスポインタの形は白矢印右向き)
・段落の選択:選択したい段落の左余白でダブルクリック
・文書すべての選択:左余白でトリプルクリック(または、Ctrlキー+A)

上記の選択以外はすべてドラッグとなります。ドラッグという操作は「あなたの好きなだけ」という考え方。だから、単語ではなく複数文字、1行ではなく複数行、1段落ではなく複数段落というように「ここからここまで」という任意の選択時に使用します。この時、マウスポインタの形に注意です。文字はカーソルでドラッグし、行・段落は左余白で白矢印右向きの状態で下にドラッグしましょう。また、「こことあそこと……」というように離れた場所の選択はCtrlキーを押しながら選択します。

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