職場でExcelの表を、後先考えずに自己流で作るのは感心しません。ほかの人が理解しやすく、改良やデータ流用が容易になるよう工夫することが大切です。一覧表の作り方から、数値や日付の入力方法まで、守るべきマナーは多岐にわたります。具体的なポイントを7回にわたって徹底解説します。
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商品の幅・奥行・高さの数値を「×」でつなげているカタログや雑誌記事などは多い。しかし、Excelの表にこの形式で入力すると、ひとまとまりの文字列となってしまい、数値として処理できなくなる（図1上）。数値に「円」などの単位を付けて入力した場合も、同じく文字列データになってしまい計算に使えない。
数値の単位は表示形式で設定、数値だけの表はシンプルに
このような場合は、幅・奥行・高さの数値をそれぞれ1つのセルに入力する（図1下）。単位はデータ自体には付けず、必要なら表の外に記載する。
図1 上のように数値を文字列として入力すると、「幅が40未満に絞り込む」といったデータ処理ができない。幅、奥行、高さを「×」でつないだ文字列にするなどデータベース処理的には論外。また、「cm」といった単位の文字列を付けると、数値として計算できなくなってしまう。この例では幅、奥行、高さのそれぞれを数値として別々のセルに入力するのが正解数値に「cm」などの単位を付けたい場合は「セルの書式設定」画面を使う。だがその前に、表示桁数を小数点以下1桁に揃えよう（図2）。表示形式が「標準」だと、小数点以下が0のときは整数部しか表示されないので注意する。その後、「セルの書式設定」画面で単位を付ければよい（図3、図4）。
図2 対象セル範囲を選択して（1）、「ホーム」タブの「小数点以下の表示桁数を増やす」をクリックし（2、3）、いったん小数点以下2桁にする。さらに「小数点以下の表示桁数を減らす」をクリックする（4）
図3 赤枠部分も含めて小数点以下1桁の表示で揃った。続けて「Ctrl」＋「1」キーを押して、「セルの書式設定」画面を開く
図4 「表示形式」タブの左側で「ユーザー定義」を選択（1、2）。「種類」欄に半角で「0.0" cm" 」と入力して（3）、画面下の「OK」を押す。「cm」の前には半角スペースを入れた
