変わりたい組織と、成長したいビジネスパーソンをガイドする

会員登録をすると、編集者が厳選した記事やセミナー案内などをメルマガでお届けしますNIKKEIリスキリング会員登録最新情報をチェック

職場でExcelの表を、後先考えずに自己流で作るのは感心しません。ほかの人が理解しやすく、改良やデータ流用が容易になるよう工夫することが大切です。一覧表の作り方から、数値や日付の入力方法まで、守るべきマナーは多岐にわたります。具体的なポイントを7回にわたって徹底解説します。

◇  ◇  ◇

見栄え重視で、印刷してプレゼンに1回だけ使用して終わり、といった表であれば、ある程度自由にレイアウトしてもよい。しかし、データを蓄積し、Excelの機能を駆使して分析したり、さまざまな用途に応用したりしたい場合は、守るべき表作成の原則がある。このルールに基づいて作成する表を、ここでは「リスト」と呼ぶ。

1行目には見出しを付ける、データ行との区別にも配慮

リスト形式で作成しておくと、各種機能を呼び出す際、事前にセル範囲を選択しなくても、データ範囲が自動判別される。また、機能によっては、リスト形式になっていないと、正しく実行できなかったり、適切な結果が得られなかったりといった問題が生じる。

まず、リストの1行目は、必ず各列の見出しにする(図1)。この見出し行がなかったり、あっても見出しが入力されていないセルが残っていたりすると、オートフィルターなどの処理で問題が起こる。

図1 リスト(一覧表)を作る際は、列見出し(項目名)を必ず付ける。そうしないと見た目でわかりづらいだけでなく、ピボットテーブルやオートフィルター、データベース関数、Power BIなど各種のデータベース的な処理を実行する際に問題が起こる

図1 リスト(一覧表)を作る際は、列見出し(項目名)を必ず付ける。そうしないと見た目でわかりづらいだけでなく、ピボットテーブルやオートフィルター、データベース関数、Power BIなど各種のデータベース的な処理を実行する際に問題が起こる

単に、1行目に何か入力しておけばOKというわけでもない。特に表データがすべて文字列の場合、1行目がデータ行と区別されず、並べ替えなどの対象になってしまうことがある(図2)。人が見たときのわかりやすさという意味でも、見出し行には、データ行とは異なる書式を設定しておくとよい。

図2 見出し行にはフォントの書式、配置、背景色などの書式を設定する。人が見やすいだけでなく、Excelが見出し行とデータ行を区別しやすいように配慮する

図2 見出し行にはフォントの書式、配置、背景色などの書式を設定する。人が見やすいだけでなく、Excelが見出し行とデータ行を区別しやすいように配慮する

複数の列に同じ列見出しを入力するのも、処理対象の列を正確に指定できない問題につながる(図3)。同種のデータでも、番号を付けるなどして、列ごとに固有の見出しを設定しよう。

図3 同じ列見出しが複 数あるとデータベース的な処理で問題が生じる可能性がある「商品1」「商品2」に合わせて、2つある「価格」も区別できるようにする

図3 同じ列見出しが複 数あるとデータベース的な処理で問題が生じる可能性がある「商品1」「商品2」に合わせて、2つある「価格」も区別できるようにする

新着記事

Follow Us
日経転職版日経ビジネススクールOFFICE PASSexcedo日経TEST

会員登録をすると、編集者が厳選した記事やセミナー案内などをメルマガでお届けしますNIKKEIリスキリング会員登録最新情報をチェック