メール関連ショートカットキー、頭文字で覚える達人技Windowsドヤ顔! 最速操作「アプリ編」(2)

日経PC21

達人のパソコン操作はときに速すぎて目で追えないほど。キーボードを多用するのが特徴で、マウスとキーの組み合わせ方も秀逸。皆さんもぜひマスターしましょう。操作方法だけでなく、効率的な覚え方も「アプリ編」で5回にわたって伝授します。身に付ければ職場の同僚にドヤ顔できること請け合いです。

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メールでは本文作成で必ずキーボードを使う。それゆえメール操作ではキーボードとマウスを行き来することなく、できる限りキーボードだけで済ませることを信条にしよう。多くのユーザーが使っているOutlookアプリとGmailでは、多彩なショートカットキーが利用可能。しかも幸運なことにメール関連で使う英字キーは”連想ゲーム”で覚えられる。

まずは受信したメールに返信するシーンから見ていこう(図1)。Outlookでは「Ctrl」+「R」キーで返信画面を開き、本文を入力したら、「Alt」+「S」キーで送信できる。全員に返信も可能だ。Gmailも同様に一連の操作をキーボードだけで実行できる。

図1 OutlookアプリでもGmailでもさまざまなショートカットキーが使える。例えばマウス操作一切なしでも返信が可能。キー操作で返信画面を開き、本文を入力し、送信もキー操作で済ませれば作業がはかどる。返信では「(差出人だけに)返信」と「全員に返信」の使い分けも可能。なお、OutlookとGmailでは使用するキーが異なり、Gmailでは事前に図10の設定変更が必要だ

この例でわかるように、メール関連のショートカットキーは英語由来のものが多い。例えば、「送信する」はSendの「S」、返信はReplyの「R」といった具合だ。覚えておきたい英単語を図2に挙げた。ちなみにカーボンコピーはカーボン紙で複写された文書が由来。ブラインドはほかの宛先の人には見えないことを意味する。

図2 メール関連のショートカットキーの多くは、英単語からの連想で覚えられる。ここに示した8つの英単語を覚えておけば事足りる
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中学英語のおさらいでショートカットキーを覚える