③番号書式の「1」の前後に「第」「条」を追加入力(グレーの1は消さないように注意)

④OKボタンをクリック

⑤フォントグループからフォントサイズを12Pt、太字に設定

1カ所だけならばこの方法でOKなのですが、他にも同じ書式にしたい箇所が複数ある場合、同じことを繰り返し行うこととなります。もしくは、設定したい段落をすべて選択してから書式を設定すれば1回で済むかもしれません。しかし後から項目が追加になったら、都度その段落で書式設定が必要となり効率が悪くなります。そうした問題を解決できる簡単な方法があります。

◇ワンポイントアドバイス
書式を「スタイル」に登録、1クリックで再活用!

1度設定した書式を繰り返し使いたい場合は、その書式をスタイルに登録するのです。こうすればワンクリックで繰り返し使うことができるのです。

先ほどお話したように、文書にはすでにスタイルが設定されており、ホームタブ→スタイルグループの中にボタンが並んでいます。「見出し1」のスタイルを変更しましょう。

①「(業務内容)」の段落を選択し、ホームタブ→スタイルグループの「見出し1」をクリック

初期値の「見出し1」の書式が適用されますが、もちろんこの状態では段落番号などは設定されていません。

②「見出し1」のスタイルを変更するために、選択した段落で先ほどのように段落番号・フォントサイズ・太字を設定

③スタイルグループの[見出し1]を右クリックして[選択箇所と一致するように見出し1を更新する]をクリック

「見出し1」のスタイルが変更され、ボタンに書式が反映します。後は、設定したい段落を選択して、スタイルグループの「見出し1」をクリックすればいつでも同じ書式を適用することができます。

書式の一括修正も楽にできる!

●スタイルを利用するメリット2=書式の一括設定

お伝えしたように、スタイルとは「同じ書式を複数箇所に使用する場合」のための機能です。ペラ1枚の資料のように1か所しか使わない書式はスタイルに登録してもメリットがありません。ただ、初期値で登録されているスタイルをそのまま使用することで、書式の設定を簡略化するというメリットはあります。

スタイルを利用するメリットの2つめは設定時だけではなく、書式の変更があった場合に一括修正ができることです。文書全体の書式の乱れを防ぐことが可能になります。文書の中で「この段落は見出し1が設定されてる段落」というのをWordが覚えていることになるので、「見出し1」の書式が変更になれば同じスタイルの段落すべての書式が自動更新されます。スタイルを変更したい場合も設定時と同じ方法でできます。

①「見出し1」の段落を1か所選択

②先ほどのように書式を変更

③スタイルグループの[見出し1]を右クリックして[選択箇所と一致するように見出し1を更新する]をクリック