初期値=40文字×36行 短い文書をバランスよく配置するには

文書の作成で情報量が微妙に少ないと、下部の余白が空きすぎてしまいバランスが悪いと感じることがあります。無駄に改行を挿入して行間を空けすぎてしまっている文書を見かけると、無理に広げないほうがよかったのに……と思うことになりますね。こういう場合は、全体のレイアウトを崩すことなく1ページ全体に文書を配置するように設定しましょう。

Wordの文書設定の初期値(A4縦・標準余白)では、1行が40文字、1ページの行数が36行に設定されています。1ページの行数を少なくすることで全体の行間が均等に開き、レイアウトを崩すことなくページ全体に広げることができます。文書の内容量に合わせて、行数を変更しましょう。今回は1ページ30行に設定してみました。

<標準のページ設定(ページ行数36行)> 情報が上部に詰まって見える

<ページ行数を30行にした場合> 1ページ全体に収まる

●はみだした1行を1ページに収めるには

上記とは逆に、盛り込みたい情報量が多いと「最後の1行だけ次ページにはみ出してしまう」といったことがあります。文章を縮めてみたり改行を削除してみたりと苦労したあげく、全体のバランスが崩れてしまうとガッカリです。はみ出した行を1ページ内に収めるときも、レイアウトタブ→ページ設定ダイアログで行数を調整しましょう。

<1行のみ次のページにはみ出した文書>

<1ページの行数を調整した場合(+1行=37行に)>

全体の行間がわずかに狭まり、はみ出した1行が1ページ内に収まります。全体のレイアウトには影響が出ません。前回と今回の「段落の横と縦」の調整をしっかりと使いこなしていけば、ビジネス文書作成は短時間できれいに仕上げることができるようになります。「Wordは苦手!」という方も、ぜひトライしてみてください。

■よくある質問
Q:他の人が作成した文書を再編集するときにスペースだらけで削除するのが大変ですが、まとめて削除できないの?
A:Ctrlキー+Hで置換を表示しスペースを一気に削除できます。
文書すべてを選択(Ctrlキー+A)し、置換の画面の「検索する文字列」にスペースを入力し、「置換後の文字列」は何も入力しないで「すべて置換」をクリックすると、文書内のすべてのスペースが削除されます。

次回はExcel編(2)です。ご期待ください!

四礼静子(しれい・しずこ)
フォーティ(東京・台東)取締役。日本大学芸術学部卒。CATVの制作ディレクターを退職後、独学でパソコンを習得。東京・浅草に完全マンツーマンのフォーティネットパソコンスクール(http://www.fortynet.co.jp/)を開校して20年以上になる。近著に「スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい」「エクセル方眼紙で文書を作るのはやめなさい」(ともに技術評論社)