仕事がキャパ超えてない? 「時間簿」つけ朝活で分析ニューノーマルを生き抜く 「朝1時間」活用塾(8)

2021/10/21
「時間簿」を1週間記入してタスクを分析(写真はイメージ=PIXTA)

「ずっと根を詰めて仕事をしているのに、全く終わらない」「リモートワークでほかの人の進捗が分かりづらく、不安で息抜きできない」「仕事とプライベートのメリハリがつけづらくなり、なんだかいつも焦っている気がする」・・・・・・。

新型コロナウイルス禍が長引くにつれ、真面目な人ほどオーバーワークになりがちです。このような「キャパシティー(キャパ)オーバーまでタスクを積み上げてしまう問題」はどうしたらいいのでしょう。早起きして様々な活動を実践する「朝活」の伝道師、池田千恵氏が朝活を通じた解決法を解説します。

今回は読者の次の相談に回答します。

Q.  優先順位をつけるのが苦手で、1日の時間をはるかに超えたタスクを設定し、実現できずに落ち込みます。1日の許容量を自覚する方法があれば教えてください。

A. タスクが許容量を超えている毎日が続いている場合、明らかに目標設定が間違っています。「頑張りが足りない! もっと頑張ろう!」と自分の身体にムチ打つ前に、自分が何にどれだけ時間をかけているかを客観的に書き出し、現状をきちんと把握しましょう。

コロナ禍では、真面目な人ほど「何かあったら困るから準備しておきたい」という気持ちが強く働き、オーバーワーク気味になってしまう話をよく聞きます。

「あれもやっておかないと」「これもやっておかなきゃ」と気が焦ると、「やることリスト」がどんどん膨れていきますよね。1日でこなせる時間をはるかに超えたタスクを設定してしまうと、毎日毎日タスクが雪だるま式に増えてきてしまいます。そうなると、どこかで「もういいや!」と投げ出したくなってしまったり、「こんなこともできない自分はダメ人間だ」と落ち込んでしまったりしがちです。

「自分ならできるはず!」の幻想は捨てよう

最初にちょっと辛口な話をします。「いつも計画通りにできないんです」という人は、口では「できない」と言っているので自信がないように見えますが、実は「隠れ自信家」の可能性があります。なぜなら、実は知らず知らずに「私ならこの量のタスクはこなせるはず」と、自分の能力を過剰に高く見積もっている場合が多いからです。

「自分は本気を出せばもっとできるはず」「まだ本気を出していないだけだ」と心の奥底では思っているのです。だから、本気を出した自分をイメージしてスーパーマンでないとこなせないような計画を立ててしまうわけです。しかし、どんな人間でも365日24時間本気を出せるわけはありません。

タスクが許容量を超えていることが毎日のように続いている場合、明らかに目標設定が間違っています。「頑張りが足りない!もっと頑張ろう!」と自分の身体にムチ打つ前に、現状をきちんと把握しましょう。自分のキャパを正しく見積もる、つまり「ダメな自分」を見つめることで、目標とのギャップも分かり、どこからどう手をつけるべきかが分かるようになります。

1日、1週間、1カ月単位で自分がやっている仕事の量やキャパがどのくらいかを正確に見積もることができてくると、1日の許容量をはるかに超えたタスクを設定することもなくなります。焦りからのオーバーワークを防ぐためにも、まずは現状把握から始めましょう。

ダメな自分を見つめるのは「朝」が向いている

とはいえ、現状把握はダメな自分、予定どおりにできない自分を見つめることなので、最初はしんどいものです。そんなときこそ朝活の出番です。

理由は2つです。

・時間をおいて振り返ることで冷静さを取り戻すことができる
・神経伝達物質「セロトニン」の効果で前向きに振り返ることができる

夜、できなかったタスクを振り返ると「なぜできないのだろう」「こんなことも進められないなんて」と、過ぎた出来事をクヨクヨ悩みがちです。しかし、同じ出来事でも、いったん寝てしまって次の日の朝に振り返ると一歩引いて冷静に考えることができるようになります。また、早起きして網膜に光を当てると心身の安定や安らぎに寄与する神経伝達物質「セロトニン」が分泌されるということが科学的に証明されています。夜のクヨクヨより朝のクヨクヨ、現状を冷静に判断するためにも、朝の時間を有効活用していきましょう。

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「時間簿」を1週間つけ、朝時間でじっくり分析