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官公庁のエクセル文書にも 気づかぬ情報漏れリスク 「危ない」エクセルシート診断術(1)

2014/6/30

日経PC21

作成したエクセルファイルを顧客に渡したり、ネットで配布したりする機会が増えている。しかし、エクセルファイルには、作成者の個人情報や社内情報の一部が残っていることがある。ファイルに残った個人名や、無意味なゴミデータが交じっていたままでは、相手にIT(情報技術)リテラシーを疑われかねない。事前にチェックする方法を2回に分けて具体的に解説する。

エクセルファイルを顧客に渡したりネットで配布したりするときは、個人/社内情報の流出やゴミデータの混入に気を配るべし──。よく言われることだが、配慮にやや欠けたファイルをしばしば見かける。

図1~図4はその一例。表計算ソフト活用を支援する実践ワークシート協会が2014年3月に、官公庁が配布している統計ファイルなどを調べた結果だ。いくつかのエクセルファイルで個人/組織のプライバシーとおぼしき情報の流出や、本来あるべきではないゴミデータの混入が散見された(注:実際に官公庁のウェブサイトから入手したデータだが、個人名やサーバー名などは日経PC21編集部で変更した)。

[左上]図1 エクセルやワードのファイルには作成者などの情報が自動的に付け加えられる。ファイルを外部に配布する前に、不適切な個人名などになっていないか、きちんとチェックしよう [左下]図2 名前定義やデータ接続などでほかのファイルを参照すると、参照先ファイルのパス(場所)が記録されることがある。そのまま配布するとサーバー名やフォルダー名などが丸わかりだ。こうした情報も削除しておこう [右上]図3 エクセルにはフォントや色などの書式セットに名前を付けて登録するスタイル機能がある。だが、実際には使っていない“試行錯誤の産物”のようなゴミが残っていると格好悪い。ユーザー定義の表示形式や名前定義なども同様だ [右下]図4 幅がゼロの図形が残っているシート。エクセル2003以前で作ったファイルでしばしば見かける。こういったゴミも配布前に削除しておこう

個人名を消し忘れたエクセルファイルの配布などは、官公庁でなくてもうっかりやってしまいがち。図1~図4のようなミスを他山の石として、エクセルファイルの受け渡しで配慮すべき事項を見直すのが本記事の目的だ。

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