職場復帰後、スムーズに定時退社するためには

職場復帰したその日から、"時間との戦い"が始まります。これまで退社時間を考えずに比較的のびのびと仕事をしてきた人でも、子どもを保育園に迎えに行くためには会社を早く出なくてはなりません。時短勤務や定時退社を予定している人は、その時間までに仕事を終わらせる必要があります。限られた時間内に効率よく、質の高い仕事をするために重要なのが、"タイムマネジメント″です。

働く時間が限られると、非常に慌ただしくなります。最初は、時間を気にせず働ける人と比べてゆとりがなくなり、デメリットのように感じるかもしれません。

ところが、実はメリットにもなるのです。時間がないのでおのずと効率を重視し、集中してやり遂げるようになるはず。逆に時間がたっぷりあり過ぎると、時間を目いっぱい使って同じ仕事量しかできないこともあるからです。職場復帰してからのほうが、出産前より多くの仕事量をこなせるようになった、という人も少なくありません。

では、どうやって効率よく仕事を進めればよいのか、具体的にお話ししましょう。

職場にいる時間に、何を、どれだけアウトプットできるかを考えましょう。スキマ時間も見逃さず、仕事を着々と進めていくのがタイムマネジメント上手なワーママです。タイムマネジメントで意識してほしいのは以下の3つのポイント。

【タイムマネジメントで押さえるべき3つのこと】

1.締め切りを確認したうえで、前倒しにして仕事を早く終わらせよう

2.突発的な事態に備え、ぎりぎりにTo doを決めず、余裕のあるスケジュールで

3.仕事の進捗状況や資料の場所は、誰にでも分かるように可視化しておこう

どの仕事が一番急ぎなのか、上司や同僚に必ず確認をして把握するようにしましょう。そのうえでやるべきことの優先順位を付けます。また、誰かと一緒に作業をする必要はあるか、上司の確認がどのタイミングで必要かなどを逆算して、大まかな予定を組みます。

企画の方向性が変わったり、途中で修正が入ったりといったイレギュラーな事態にも備え、予定は余裕を持って組んだほうがよいでしょう。また、仕事の進捗状況や資料の場所などは、職場の他の人が見ても分かるようにしておくと、いざというときに役立ちます。

職場の他の人が見ても分かるようにするための具体的な方法をいくつか紹介します。

●メールにはなるべくccで職場のメンバーを入れる

ただし、ccをつける人がどういう立場の人かを相手に説明しておく。また、ccの方（同僚、先輩、上司）には、自分が不在（対応することができてない時間帯）に、相手から質問などのメールがあった場合の、「対応の仕方・ルール（お願いする内容）」を必ず相談しておくこと。例えば、先に帰った場合は、とりあえず返信をしてもらい、携帯に電話をもらって、自分が解決する。または、可能な限り、内容は代わりに返答してもらう、など。

●共有サーバーに資料をアップしておく

アップしている資料の完成度や状況を、ファイル名に記載、あるいは資料内に吹き出しなどを使ってメモを入れておく。例えば「とりあえず4月15日17時課長にコピー手渡し済み。詳細は17日確認のため、Not Final」など。そのファイルの取扱い注意事項も記載しておくこと。　

●担当者についてのメモを残す

例えば「〇〇の担当者:入社3年目で弊社担当は今年4月から。尚、前者からの引継ぎが十分できていない様子であり、こちらから都度、丁寧に細かな説明をする必要あり」など。

●仕事のプロセスをメモを残す

「業務日誌」のようなもの。エクセルを使った簡単なもので良い。誰と、いつ、どこで、どんなことを話し、決めたか。そのときの問題点、ポイントなど。

自分で対応できないことが多く、職場に迷惑をかけてしまいそうなときは……

●案件ごとのファイルを作る

見た人がそれを見ると一目瞭然の案件ごとの概要をまとめたファイル。紙での保管が許される職場環境であれば、プリントアウトしてファイリングしておく。

子どもが急に熱を出して、早退をしたり、仕事を休んだりしなければいけないことも出てきます。そんなとき「すみません、仕事が途中なのですが…」とだけ言い残し、会社を出てしまっては、上司や同僚もフォローはできません。

仕事を前倒しで進めて、どこまで終わっているか、どこに必要な書類があるかを誰にでも分かるようにしていれば、他の人がカバーできるものです。

「本日子どもが急に具合が悪くなりまして、『本日中に』と部長から頼まれていたこの資料作成は、叩き台をワード文書で作ってあり、データで○○さんに送ります」というように、上司や同僚にうまくバトンタッチして、進めてもらうことができるのです。

そのためにも、自分の仕事は常に"前倒し"を意識すること。そして、"常に、誰にでもわかるようにしておくこと"が大切です。他の人よりも突発的に休むことが多い分、ワーママは、仕事の工夫が必要なのです。

1日のスケジュールもゆとりを持って組んだほうがベターです。アポを取った人が遅刻してきたり、会議が長引いたり、資料の急な修正を頼まれたり。想定外のことが起きても対処できるよう、予定を詰め込み過ぎないようにしましょう。

社外の人にメールを出してからすぐ帰宅する場合は、この後離席してしまうことと、明日までパソコンを見られないことを先方に伝えておくとよいでしょう。メールの宛先のCCに職場のメンバーを入れて共有し、フォロー体制を整えておくのも一案です。

また、上司に資料などを提出するのは午前中がベスト。帰る間際ぎりぎりまで作業をし、提出してすぐ退社してしまいがちですが、上司が確認したいときに自分が不在では、仕事がストップしてしまいます。午前中に提出すれば、当日の午後に確認の時間を設けられ、仕事がスムーズに進めやすくなります。

この人に聞きました

（ライター　西山美紀）

（日経DUAL2014年4月21日掲載記事を基に再構成）