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「閲覧・印刷専門」は卒業 無料ソフトで加工・作成 目からウロコのPDF(下)

2013/6/29

■Office からPDFを出力

生成したPDFファイルに、利用制限を設定することも可能だ(図14左)。CubePDFが表示するダイアログで「セキュリティ」タブを選択すれば、閲覧や印刷、コピー、改変などを制限するための画面が表示される。例えば、閲覧のためのパスワードを設定できる。印刷やコピーを許可しない設定も可能だ。

図14 CubePDFの設定画面(左)。図12右の画面が表示された際に「セキュリティ」タブを開けば、作成するPDFファイルに制限を設定できる。例えば、パスワードを設定して、閲覧を制限できる(中央)。右はWord 2010の画面例。(1)「ファイル」タブ→(2)「保存と送信」→(3)「PDF/XPSドキュメントの作成」→(4)「PDF/XPSの作成」を選択すると、編集中の文書をPDFファイルとして保存できる。ほかのOffice 2010のソフトでも同様

CubePDFのような変換ソフトを用意しなくても、PDFファイルを生成できるソフトもある。例えば、マイクロソフトのOffice 2007以降なら、編集した文書や表などを、PDFファイルとして直接出力できる。

Office 2007の場合は、「名前を付けて保存」から「PDFまたはXPS」を選ぶ。Office 2010の場合は、PDFファイルにしたい文書を開いた状態で「ファイル」タブに切り替えて、「保存と送信」で作成する(図14右)。

Office 2013では、「ファイル」タブから「エクスポート」を選択し、「PDF/XPSドキュメントの作成」→「PDF/XPSの作成」で作成可能。いずれのOfficeでも、CubePDFと同様に、作成したPDFファイルには、閲覧のためのパスワードなどを設定できる。

また、Word 2013では、PDFファイルを直接読み込めるようにした(図15)。「開く」を選択すると表示されるファイル一覧に、PDFファイルが含まれるようになった。PDFファイルを読み込むと、Word形式に変換されて、Word 2013の編集画面に表示される。このため、PDFファイル中の文章などを容易に流用できる。

図15 Word 2013のファイル読み込み画面。「ファイルを開く」の画面で、PDFファイルを選択できる(左)。ただし、変更などが制限されているPDFファイルは読み込めない。右は、Word 2013でPDFファイルを読み込んだ場合の例。Word形式に変換されるので、文章の流用などが容易になる

紙の書類も、複合機やスキャナーを使えばPDFファイルにできる。最近の機器の多くは、スキャンした書類などを、PDFファイルに変換する機能を備える。そのためのソフトも付属する。

図16 「EP-805A」に付属するソフトの設定画面例。最近の複合機やスキャナーでは、OCR機能を使って認識したテキストをPDFファイルに埋め込める

■スマホのカメラで文書をPDF化

ただし、テキストが含まれる書類をスキャンした場合でも、写真などをスキャンしたときと同様に、画像として取り込まれる。このため、そのままではPDFファイル中のテキストをコピーしたり、特定の文字列で検索したりすることはできない。

取り込んだ書類のテキストデータを活用するには、多くの機器や付属ソフトが備えるOCR(光学文字読み取り)機能を利用する。同機能を備える機器やソフトでは、初期設定で有効になっていることが多い(図16)。無効になっている場合には、設定画面から有効にする。

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