「閲覧・印刷専門」は卒業　無料ソフトで加工・作成 目からウロコのPDF（下）

【加工編】　ファイル分割や圧縮、書き込みも簡単

PDFにはファイルを結合・分割したり、ファイルに注釈などを書き込んだりして編集できるソフトが多数出回っている。こうしたソフトを使って、PDFをより便利に使いこなしたい。

ただし、PDFファイルには作成者が利用制限を設定できるため、ファイルの改変などが許可されていないファイルについては、専用ソフトを使っても加工できない点は注意してほしい。

最初に紹介する加工は、PDFファイルの結合や分割だ（図1）。同じテーマのPDFファイルが複数あるときには、それらを1つのファイルにまとめたいと思うだろう。

逆に、ページ数が多いPDFファイルでは、途中で分割したり、特定のページだけを抽出したりしたいケースがある。専用のソフトを使えば、簡単に結合・分割できる。そのような機能を備えたソフトは多数存在するが、ここでは、無料で利用できる「PDForsell（ピーディーフォルセル）」を紹介する。

PDForsellの無料版には、セキュリティソフトの「KINGSOFT Internet Security」やオフィスソフト「KINGSOFT Office体験版」、Webブラウザーに検索機能などを追加する「Yahoo!ツールバー」が付属する。セキュリティソフトについては、インストールしない選択が可能だが、残りの2ソフトについては、強制的にインストールされる。付属ソフトをインストールしたくない場合は、有料版を200円で購入しよう。

■ファイルをドラッグするだけで結合

PDForsellの使い方は簡単だ（図2）。まず、加工したいPDFファイルを、左側の画面にドラッグする。すると、加工対象のファイルとして登録される（図2の1）。複数のファイルを対象にしたい場合には、複数のファイルをドラッグする。　結合する場合には、ファイルの並び順を調整した後（同2）、「結合して保存」ボタンを押す（同3）。すると、登録されているファイルを結合したPDFファイルが生成される。

1つのPDFファイルを、途中で分割して2つのファイルにするには「分割」ボタンを使う（図2右）。まず、ページの中身を表示している右画面のスクロールバーを動かして、分割する最初のページに移動する（図2右の1）。例えば、PDFファイルの2ページまでと、3ページ以降を分割する場合には、3ページ目を表示させる。それから、「分割」ボタンをクリックすれば、指定の箇所で分割された、2つのPDFファイルが生成される（同2、同3）。

ページ単位で加工することも可能だ（図3）。加工したいPDFファイルを登録した後、「全分割」ボタンを押すと、左側の画面には、それぞれのページが1つのPDFファイルとして表示され、ページごとに加工できるようになる。

■画像だけ圧縮してサイズを小さく

画像が多数貼り込まれているPDFファイルでは、サイズが数十MBに達することがある。そのようなファイルを取り扱う際に便利なのが、PDFファイルのサイズを小さくするソフト「PDF Slim」だ（図4）。ファイル中の画像を圧縮することで、ファイルサイズを小さくする。

圧縮したいPDFファイルを、指定の場所にドラッグ・アンド・ドロップするだけで、サイズを小さくしたファイルが生成される（図5）。

圧縮率はユーザーが設定可能だ。圧縮率を上げれば、ファイルサイズを小さくできるが、画像の画質は落ちる。一方、画質を優先させると、サイズはそれほど小さくならない。

ファイルの生成時には、生成されたファイルと、元のファイルとのサイズ比が表示される（図5の4）。表示された数字（パーセンテージ）が小さければ小さいほど、より圧縮できたことになる。

ただし、画像が少ないファイルでは、それほどサイズを圧縮できない。また、貼り込まれている画像が、既にある程度圧縮されている場合も、高い圧縮率は期待できない。

■ファイルに直接書き込んで添削

次に紹介する加工は「書き込み」だ。既存のPDFファイルに、テキストなどを書き込みたいと思ったことはないだろうか。例えば、PDFファイルに直接書き込めれば、メールで送られてきた原稿を添削して、メールで返送できる。PDFファイルを印刷して添削し、相手にファクスで返送する、といった手間を省ける。

最近では、講演会やセミナーなどの資料が、PDFファイルとして、Webサイトなどで事前に配布されることが多い。こういった場合も、PDFファイルに直接書き込めれば、講演などを聞きながらメモを取れる。

PDFファイルに書き込めるソフトは複数あるが、一番手軽なのは、定番の「Adobe Reader」だ（図6）。同ソフトのバージョン10（Adobe Reader X）から、既存のPDFファイルに注釈などを書き込む機能を備えている。

最新版のAdobe Reader XIでは大幅に機能を増やした。Adobe Reader Xでは、吹き出しに注釈を書き込む「ノート注釈」と、マーカーを引いて特定の箇所をハイライト表示させる機能しかなかった。最新版では、20種類以上の機能を用意した（図7）。

いずれの機能も、使い方は難しくない。「注釈」をクリックして機能の一覧を表示させて、各機能のアイコンをクリックすればよい（図7右）。例えばノート注釈では、吹き出しマークのアイコンをクリックして、注釈を付けたい箇所をクリックする。すると、コメントを入れるためのボックスが現れる。釈を入れた箇所にはマークだけが残り、マウスポインターを置くと、入力したコメントが表示される。

iOSやAndroid（アンドロイド）で動作するAdobe Readerでも、パソコン版と同様に書き込める（図8）。スマートフォン（スマホ）やタブレットで使えるので、外出先で移動中の添削や、講演会などでのメモ書きにも使える。例えば、ノート注釈機能を使って、特定の箇所にコメントを残せる。ただし、パソコン版よりも書き込み機能の数は少ない。

■申請書に必要項目を記入

注釈やメモの書き込みだけではなく、PDFファイルで配布されている、官公庁などへの申請書を作成する際にも直接書き込めたら便利だ。今までは、印刷した申請書に、手書きすることが多かったのではないだろうか。PDFファイルに直接書き込めれば、必要事項をパソコン上で入力できる。これなら、手書きよりも手間が掛からず、きれいに仕上がる。この場合でもAdobe Readerが便利に使える。

申請書タイプのPDFファイルには、大きく分けて2種類ある。一つは、文字を入力するための「フォームフィールド」が含まれているファイル（図9）。そのようなPDFファイルを読み込むと、Adobe Readerのツールバー下部には、「このドキュメントにはフォームフィールドが含まれています」などと表示される。

フォームフィールドには、Adobe Readerなどの閲覧ソフトで、直接文字を入力できる。文字入力したPDFファイルを印刷すれば、官公庁などにそのまま提出できる。

前バージョンのAdobe Reader Xでは、文字を入力した状態で印刷はできたが、保存はできなかった。最新版のAdobe Reader XIでは同機能を強化。文字を入力した状態でファイルを保存できるようにした。

もう一つが、フォームフィールドを含まないPDFファイル。そのようなファイルには、Adobe Reader XIの新機能「テキスト注釈」で文字を書き込む（図10）。テキスト注釈は、注釈を入れる機能の一つだが、文字だけを入力できるので、申請書などへの記入に使える。

テキスト注釈を使うには、「T」のアイコンを選択する。記入する文字のフォントやサイズは、テキスト注釈のツールバーで選択可能。文字の場所も調整できる。

【作成編】　どんなファイルも手軽にPDF変換

PDFファイルを作成するには、高価な専用ソフトが必要だと思っていないだろうか。もちろん高価なソフトはあるが、そのようなソフトばかりではない。一般的な文書ファイルやWebページなどをPDFファイルに変換する、無料のソフトが提供されている（図11）。

Office 2007以降のように、編集したファイルを、PDFファイルとして出力できるソフトもある。また、最近の複合機やスキャナーには、紙の書類などをPDFファイルにする機能やソフトが付いている。PDFファイルを自分で作るハードルは、確実に低くなっている。ぜひ作ってみてほしい。

■「印刷」でPDFに出力

まず紹介するのが、無料のソフト「CubePDF」を利用した作成方法だ（図12）。オフィスソフトの文書ファイルやテキストファイル、Webページなど、どのようなタイプのファイルでも、PDFファイルに変換できることが特徴だ。CubePDFは、開発元であるキューブ・ソフトのWebサイトからダウンロードできる。32ビットのWindowsで動作する32ビット版は「無料ダウンロード」ボタンから、64ビット版は「64bit版はこちらから」のリンクからダウンロードできる。

CubePDFは、プリンタードライバーとしてパソコンにインストールされる。具体的には、印刷機能を備えるソフトからは、プリンターの一つとして見える（図12中央）。PDFファイルの作成方法は次の通りだ。まず、プリンターの設定画面でCubePDFを選ぶ。それから、PDFファイルを作成したいソフトで「印刷」ボタンを押すと、CubePDFのダイアログが表示される（図12右）。

このダイアログで、出力するファイルの場所や名前を指定してから「変換」ボタンを押せば、ソフトで開いているファイルや画面の内容がCubePDFに送られ、PDFファイルとして出力される。つまり、通常はプリンターから印刷物として出力される内容が、PDFファイルになる。印刷機能を使ってPDFファイルにするので、どのようなソフトでもPDFファイルを作成可能だ（図13）。

Webブラウザーで出力すればWebページを、テキストエディターでは文書ファイルを、グラフィックスソフトでは画像をPDFファイルとして出力できる。

■Office からPDFを出力

生成したPDFファイルに、利用制限を設定することも可能だ（図14左）。CubePDFが表示するダイアログで「セキュリティ」タブを選択すれば、閲覧や印刷、コピー、改変などを制限するための画面が表示される。例えば、閲覧のためのパスワードを設定できる。印刷やコピーを許可しない設定も可能だ。

CubePDFのような変換ソフトを用意しなくても、PDFファイルを生成できるソフトもある。例えば、マイクロソフトのOffice 2007以降なら、編集した文書や表などを、PDFファイルとして直接出力できる。

Office 2007の場合は、「名前を付けて保存」から「PDFまたはXPS」を選ぶ。Office 2010の場合は、PDFファイルにしたい文書を開いた状態で「ファイル」タブに切り替えて、「保存と送信」で作成する（図14右）。

Office 2013では、「ファイル」タブから「エクスポート」を選択し、「PDF／XPSドキュメントの作成」→「PDF／XPSの作成」で作成可能。いずれのOfficeでも、CubePDFと同様に、作成したPDFファイルには、閲覧のためのパスワードなどを設定できる。

また、Word 2013では、PDFファイルを直接読み込めるようにした（図15）。「開く」を選択すると表示されるファイル一覧に、PDFファイルが含まれるようになった。PDFファイルを読み込むと、Word形式に変換されて、Word 2013の編集画面に表示される。このため、PDFファイル中の文章などを容易に流用できる。

紙の書類も、複合機やスキャナーを使えばPDFファイルにできる。最近の機器の多くは、スキャンした書類などを、PDFファイルに変換する機能を備える。そのためのソフトも付属する。

■スマホのカメラで文書をPDF化

ただし、テキストが含まれる書類をスキャンした場合でも、写真などをスキャンしたときと同様に、画像として取り込まれる。このため、そのままではPDFファイル中のテキストをコピーしたり、特定の文字列で検索したりすることはできない。

取り込んだ書類のテキストデータを活用するには、多くの機器や付属ソフトが備えるOCR（光学文字読み取り）機能を利用する。同機能を備える機器やソフトでは、初期設定で有効になっていることが多い（図16）。無効になっている場合には、設定画面から有効にする。

例えば、セイコーエプソンの複合機に付属するソフトでは、「保存ファイルの設定」で、「保存形式」に「PDF」を選択した後、「詳細設定」をクリックすれば、「テキスト検索可能なPDFを作成する」といった、OCRに関する項目が表示される。

OCR機能は、取り込んだ画像内の文字をテキスト化し、その情報を画像の上に透明の文字として貼り付ける。この文字情報は、「透明テキスト」などと呼ばれる。

スマートフォンのカメラを使って、紙の文書をPDFファイルにするアプリもある（図17左）。「CamScanner」では、机に置いた書類などを撮影すると、その内容をそのままPDFファイルに変換できる。このアプリは、カメラによる撮影時に、書類の形状を自動的に認識（図17右）。斜めから撮影した場合でも、補正してからPDFファイルに変換する。アプリが認識した形状を、ユーザーが調整することもできる。

作成したPDFファイルは、スマートフォン上で閲覧できるほか、メールで送信したり、「Dropbox」などのオンラインストレージサービスにアップロードしたりできる。CamScannerは、iOSとAndroidに対応。それぞれに対応した無料版と有料版を用意している。無料版にはOCR機能はないので、透明テキストを埋め込めない。アプリに広告が表示される、PDFファイルにアプリ名などの透かしが付く、といった制限もある。

■業務利用なら有料製品を購入

ここまでは手軽に利用できるように、無料のソフトを主に取り上げてきた。ただ、業務でPDFファイルを利用する場合には、有料の専用ソフトを購入した方がよいだろう。有料の専用ソフトは機能が充実しているとともに、使い勝手も良い。

例えば「Acrobat XI」では、本特集で解説した機能のほとんどを備える。既存のPDFファイル中の文字を直接編集することも可能だ（図18）。先述のフォームフィールドも簡単に設定できる。

PDFファイルを、WordやExcelのファイルにも変換できる。上位製品のProでは、PowerPointのファイルにも変換可能だ。

（日経パソコン　勝村幸博）

[日経パソコン2013年5月27日号の記事を基に再構成]

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