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「閲覧・印刷専門」は卒業 無料ソフトで加工・作成 目からウロコのPDF(下)

2013/6/29

申請書タイプのPDFファイルには、大きく分けて2種類ある。一つは、文字を入力するための「フォームフィールド」が含まれているファイル(図9)。そのようなPDFファイルを読み込むと、Adobe Readerのツールバー下部には、「このドキュメントにはフォームフィールドが含まれています」などと表示される。

図9 「フォームフィールド」が含まれるPDFファイルの例。フォームフィールド(ハイライト表示している箇所)には文字を直接入力できる。 Adobe Reader Xでは、文字を入力したPDFファイルを印刷できるが保存はできなかった。XIでは、保存もできるようになった
図10 Adobe Reader XIが備える「テキスト注釈」の利用例。フォームフィールドが含まれていないPDFファイルであっても、テキスト注釈を使えば、文字を直接入力できる

フォームフィールドには、Adobe Readerなどの閲覧ソフトで、直接文字を入力できる。文字入力したPDFファイルを印刷すれば、官公庁などにそのまま提出できる。

前バージョンのAdobe Reader Xでは、文字を入力した状態で印刷はできたが、保存はできなかった。最新版のAdobe Reader XIでは同機能を強化。文字を入力した状態でファイルを保存できるようにした。

もう一つが、フォームフィールドを含まないPDFファイル。そのようなファイルには、Adobe Reader XIの新機能「テキスト注釈」で文字を書き込む(図10)。テキスト注釈は、注釈を入れる機能の一つだが、文字だけを入力できるので、申請書などへの記入に使える。

テキスト注釈を使うには、「T」のアイコンを選択する。記入する文字のフォントやサイズは、テキスト注釈のツールバーで選択可能。文字の場所も調整できる。

【作成編】 どんなファイルも手軽にPDF変換

図11 PDFファイルの作り方。無料のPDF変換ソフトを使えば、簡単にPDFファイルを作成できる。Office 2007以降などなら、作成した文書ファイルをPDF形式で保存可能。最近の複合機やスキャナーの多くでは、紙の書類などをPDFファイルにできる

PDFファイルを作成するには、高価な専用ソフトが必要だと思っていないだろうか。もちろん高価なソフトはあるが、そのようなソフトばかりではない。一般的な文書ファイルやWebページなどをPDFファイルに変換する、無料のソフトが提供されている(図11)。

Office 2007以降のように、編集したファイルを、PDFファイルとして出力できるソフトもある。また、最近の複合機やスキャナーには、紙の書類などをPDFファイルにする機能やソフトが付いている。PDFファイルを自分で作るハードルは、確実に低くなっている。ぜひ作ってみてほしい。

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