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素早く見栄えよし 「エクセル住所録」王道テクニック

2013/12/29

年末年始は、住所録を作成する機会も多い。しかし、数人足らずの名簿ならともかく、何十人、何百人もメンバーがいるとデータ入力で気が重くなるのも事実だ。そこで今回は、住所録をスマートに作る方法をステップバイステップで紹介しよう。

住所録作りで真っ先に考えたいのがデータ入力の省力化。つまり、いかに少ないキーボード操作で入力するかだ。たとえわずかな手間削減でも、大量データの入力ではそれが効いてくる。

また、表はきれいに装飾すると、グッと見栄えがよくなる。せっかくエクセルで作るのだから、並べ替えや抽出などのデータ処理方法もマスターしよう(図1)。

図1 住所録を作成しよう。ポイントは、データ入力をいかに省力化するか。フリガナは自動表示させ、住所は郵便番号から変換する。また、複数ページにわたる住所録では、項目名やページ番号を各ページに印刷すると使いやすい

■正しく並べ替えるため姓と名の間にはスペースを

それでは、さっそく作り方に入ろう。まずは名前の欄を作って姓名を入力する。このとき注意したいのが、姓と名の間に1文字分のスペースを空けることだ(図2)。これによって、名前が見やすくなるだけでなく、名前を五十音順に正しく並べ替えられるようになる。

図2 「名前」欄を作り、氏名を入力しよう。姓と名の間は、スペースキーで1文字分空ける

例えば、スペースを入れずに「森あかね」「森ようこ」「森田はるか」と入力すると、後でエクセルの機能で並べ替えた際に「森あかね」「森田はるか」「森ようこ」の順になってしまい、同姓の森さん同士が並ばない。原因は、姓と名を続けたフリガナ(漢字の読み)の五十音順は「もりあかね」「もりたはるか」「もりようこ」となるからだ。詳細は後述するが、姓と名の間にスペースがあればこんな失敗はなくなる。

エクセルでは漢字変換した際の読みがフリガナとしてセルに記録される。住所録作りではこれを積極的に利用しよう。セルのフリガナを住所録のフリガナ欄でそのまま利用するのが合理的だ。

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