仕事の効率アップ デスク回り、美しく整理するコツセンスアップ

達人の作業中のデスク(鈴木真理子社長提供)

会社のデスク回りの整理に悩む女性も多いだろう。仕事の効率を上げ、信頼感を高めるにはどのようなコツがあるだろうか。

「デスクの整理整頓はムダを省いて生産性を上げ、利益を生み出す術と思うことが重要」。こう指摘するのは、企業でビジネスマナーなどの指導をするヴィタミンM(横浜市)の鈴木真理子社長だ。特に事務作業が多い人の机の上は書類などがたまりやすく、仕事のスピード低下やミスの原因にもなるという。解消するには(1)書類はできるだけ個人の机の上に置かず共有棚へ移動(2)最新版のみ手元において古いものはデータで保存、などを心がけると良いという。

仕事の仕方も重要。パソコンの作業時は「書類や手帳を立てると効率がよく、ミスも減らせる」(鈴木社長)。ブックスタンドなどの利用がお薦めだという。電話や来客などで離席後、戻ってすぐ元の仕事に取りかかれるので集中力アップにつながりやすい。使い終わった書類はその都度もとの場所に戻せば、美しさを維持できる。

単体で使用できる様々なタイプのクリアファイルを出し入れできる「ノビータα」

効率的に書類を保管・管理できる道具も登場している。コクヨS&Tの「ノビータα(アルファ)」は、A4サイズ大の透明なポケットを1冊にしたファイルを複数冊まとめたり、必要時にバラバラにしたりできる。会議や営業では必要なファイルだけを持ち歩きでき、まとまっていれば一覧もしやすい。

同社コーポレートコミュニケーショングループの伊藤裕美さんは「例えばある商品の営業で使った提案資料を顧客別に別々のファイルに分け、それをひとつにまとめておけば、関連書類を効率的に保管できる」と話す。

片付けた状態が維持できない悩みも大きい。片付け指南のスッキリ・ラボ(東京・大田)の小松易代表は「片付けは、新しい時間を生み出すための投資と考えれば続きやすい」と助言する。育児や家事などで残業が難しい女性が限られた時間内で効率を上げるには、自分にあった片付け手法の習得が強い味方になるかもしれない。

[日本経済新聞朝刊女性面2013年11月9日付]